市直各单位：

为贯彻落实省、市关于推广随机抽查机制规范事中事后监管要求，按照《福州市档案局关于推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》和《福州市档案局关于开展档案“双随机”执法检查的通知》要求，市档案局抽调执法人员，于2017年11月上旬对市规划局、市审计局等22家市直单位开展“双随机”抽查工作。现将抽查结果通报如下： 

一、基本情况 

根据《福州市档案局关于推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》及实施细则，市档案局通过现场摇号方式，从执法人员名录库中随机抽取6名执法人员组成3个检查组，对执法对象名录库中的22家市级单位进行抽查。抽查事项为“贯彻实施档案法规的监督检查”、“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督”，其中，贯彻实施档案法规的监督检查项目抽查12家，占比例的9.2%；机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督项目抽查10家，占比例的7.7%。 

二、抽查情况 

抽查方式采取实地检查、查阅资料、听取汇报等方式，经检查，大部分单位都能认真按照《档案法》等档案法律法规、市“两办”《关于切实加强和改进档案工作的实施意见》（榕委办〔2015〕39号）要求做好本单位档案工作，单位领导重视，配备专（兼）职档案人员，档案安全保密工作完善，上一年度档案及时收集，到期档案按时移交进馆，档案数字化工作有序进行，档案工作总体情况良好。 

三、存在问题 

从抽查的情况看，主要存在以下问题： 

1. 档案人员业务水平有待提高。检查中发现个别单位档案员变动频繁，档案工作缺少传、帮、带；部分单位档案员年龄偏大，对档案信息化工作接受程度低；少数单位档案员档案业务不熟，整理档案过于依赖档案中介服务机构。 

2. 档案保管保护措施不够完善。个别单位未设置专门的档案库房；部分单位无法做到档案库房、办公、阅览三分开；部分单位档案管理制度未上墙、库房无温湿度计、无防霉防虫药品；少数单位档案库房未安装监控系统。 

3. 档案基础业务薄弱。档案收集门类不齐全，部分单位存在重文书档案，轻声像档案、会计档案等专门档案的情况；档案收集不齐全，个别单位未能及时收集整理上一年度文件材料，存在较多零散文件；档案整理不规范，部分单位虽然对文书档案进行了整理，但没有按照有关档案整理规范整理，错误较多；个别单位将档案整理工作外包后，单位档案员没有很好地指导、监督档案中介服务机构做好档案的整理、归档等工作，当“甩手掌柜”，错误地将档案服务工作的外包理解成单位档案工作的外包。 

4. 档案数字化工作滞后。部分单位未开展档案数字化工作。

5. 档案利用不规范。部分单位在开展档案利用时，没有按规范办理档案借阅登记手续，部分单位将档案查阅利用场所设在档案库房。 

四、整改要求 

对在随机抽查中发现存在问题的单位，市档案局已开具《整改通知书》，要求其认真做好后续整改工作，并将对各单位的整改情况进行“回头看”，确保检查整改落到实处。

福州市档案局

2017年11月9日