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福州市档案局关于2017年第一批“双随机”抽查结果的通报

发布时间:2017-11-09 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

福州市档案局关于2017年第一批“双随机”抽查结果的通报

 

榕档综〔2017〕101

市直各单位:

为贯彻落实省、市关于推广随机抽查机制规范事中事后监管要求,按照《福州市档案局关于推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》和《福州市档案局关于开展档案“双随机”执法检查的通知》要求,市档案局抽调执法人员,于2017年11月上旬对市规划局、市审计局等22家市直单位开展“双随机”抽查工作。现将抽查结果通报如下: 

一、基本情况 

根据《福州市档案局关于推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》及实施细则,市档案局通过现场摇号方式,从执法人员名录库中随机抽取6名执法人员组成3个检查组,对执法对象名录库中的22家市级单位进行抽查。抽查事项为“贯彻实施档案法规的监督检查”、“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督”,其中,贯彻实施档案法规的监督检查项目抽查12家,占比例的9.2%;机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督项目抽查10家,占比例的7.7%。 

二、抽查情况 

抽查方式采取实地检查、查阅资料、听取汇报等方式,经检查,大部分单位都能认真按照《档案法》等档案法律法规、市“两办”《关于切实加强和改进档案工作的实施意见》(榕委办〔2015〕39号)要求做好本单位档案工作,单位领导重视,配备专(兼)职档案人员,档案安全保密工作完善,上一年度档案及时收集,到期档案按时移交进馆,档案数字化工作有序进行,档案工作总体情况良好。 

三、存在问题 

从抽查的情况看,主要存在以下问题: 

1. 档案人员业务水平有待提高。检查中发现个别单位档案员变动频繁,档案工作缺少传、帮、带;部分单位档案员年龄偏大,对档案信息化工作接受程度低;少数单位档案员档案业务不熟,整理档案过于依赖档案中介服务机构。 

2. 档案保管保护措施不够完善。个别单位未设置专门的档案库房;部分单位无法做到档案库房、办公、阅览三分开;部分单位档案管理制度未上墙、库房无温湿度计、无防霉防虫药品;少数单位档案库房未安装监控系统。 

3. 档案基础业务薄弱。档案收集门类不齐全,部分单位存在重文书档案,轻声像档案、会计档案等专门档案的情况;档案收集不齐全,个别单位未能及时收集整理上一年度文件材料,存在较多零散文件;档案整理不规范,部分单位虽然对文书档案进行了整理,但没有按照有关档案整理规范整理,错误较多;个别单位将档案整理工作外包后,单位档案员没有很好地指导、监督档案中介服务机构做好档案的整理、归档等工作,当“甩手掌柜”,错误地将档案服务工作的外包理解成单位档案工作的外包。 

4. 档案数字化工作滞后。部分单位未开展档案数字化工作。

5. 档案利用不规范。部分单位在开展档案利用时,没有按规范办理档案借阅登记手续,部分单位将档案查阅利用场所设在档案库房。 

四、整改要求 

对在随机抽查中发现存在问题的单位,市档案局已开具《整改通知书》,要求其认真做好后续整改工作,并将对各单位的整改情况进行“回头看”,确保检查整改落到实处。

 

 

福州市档案局

2017年119

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