面对档案资源开发利用不充分、服务中心工作还不深入等问题，广州市政府办公厅以信息化技术为手段，以电子文件为载体，围绕全厅中心工作建立全方位、动态更新、实时查询的电子资料数据库，深化档案管理内涵，提高档案利用效率，为全厅各项工作科学、高效开展提供了强有力支撑。 

一是服务于查询与利用。广州市政府办公厅在市政府系统内部实行全流程线上办公，通过线上办理、线上审批等确保每一份公文及其相关的文件资料都能通过系统进行完整、全面的记录，除有保密要求的文件外，全厅所有办理文件均能在线形成电子文档。相比纸质档案仅能通过文件标题、文件编号、办理时间等简单维度进行查询，电子文档可通过在线办理对文档关键要素进行自动记录，如文件标题、办理时间、办理人员、文件编号、办理过程、审批记录等，从而实现多维度查询和利用，相比纸质文档利用起来更加快速、便捷，并省去了人工登记、查询的费时耗力。 

二是服务于决策与分析。为切实提高电子文档的利用效率，广州市政府办公厅基于电子文档数据库建立了数据统计分析功能，通过对文件数据的统计分析，可以快速、精准的了解相关文件的接收和办理情况，从而为科学决策提供数据支撑和参考依据。2019年是基层减负年，为圆满完成中央、省、市精简文件任务要求，广州市政府办公厅通过系统自动统计功能，对市政府公文办理和印发数量进行实时统计和监控，及时发现文件多发、超发等潜在问题苗头，并提前采取防范应对措施，同时，通过对公文办理情况和印发质量的深入统计分析，及时发现公文办理工作中存在的突出问题，有的放矢做好文件精简工作。 

三是服务于提质与增速。为让历史档案活起来，更好地为参谋决策服务，广州市政府办公厅结合全厅领导干部实际工作需要，分层级、分类别开放电子文档查询权限，并根据实际情况对权限进行动态调整，在确保数据安全的基础上，最大程度实现资源共享和电子文档的利用。经办人员可通过系统自助、实时查找对口业务所有历史文件办理情况，避免因相关事项时间久远或经办人员更替造成的信息不对称，使各项工作保持连贯性和统一性，能基于最全面的信息作出最准确的判断，从而更好为广州经济和社会发展服务。 

档案利用是档案工作的根本目的，是档案工作的出发点和落脚点，档案只有被充分利用，才能发挥其最大价值。通过信息化技术，广州市政府办公厅已累计存储电子文档50余万份，年均提供在线查询服务7.5万余次，实现了历史文档的充分利用，发挥了历史档案的最大价值，为全厅上下做好参谋辅政和统筹协调工作，发挥了重要的基础性作用。下一步，广州市政府办公厅将以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，以现代化治理水平和治理能力提升为目标，以“数字政府”建设为契机，对标最高最好最优，不断提升档案管理水平，利用信息化技术手段，不断提高档案服务效能，为推进老城市新活力、“四个出新出彩”贡献档案力量。