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安放老人心愿的港湾——中华遗嘱库档案管理实践侧记

发布时间:2018-11-09 来源:中国档案报 字体:【大】【中】 【小】

改革开放40年来,伴随着家庭财富的急速增长和思想观念的巨大变化,家庭内部的新问题也随之凸显。从北京市西城区人民调解协会对年度信访案件的统计来看,财产继承纠纷在16类民间纠纷中的比例持续走高。在家庭财产纠纷中,财产继承纠纷的比例高达39%,而其中因没有遗嘱而引发的继承纠纷高达73%。此外,根据北京市高级人民法院的统计,在遗嘱继承案件中,有将近60%的遗嘱被法院认定为无效遗嘱。不注重遗嘱订立或订立遗嘱不严谨,已成为导致家庭矛盾、影响家庭和谐的重要因素。正是看到了这样的新问题,律师出身的陈凯在2013年启动了公益项目——中华遗嘱库。
 

中华遗嘱库到底是怎样一个机构?遗嘱档案放在这里能够确保安全吗?带着这些问题,记者先后在中华遗嘱库总部采访了北京阳光老年健康基金会理事长、中华遗嘱库管委会主任陈凯,中华遗嘱库公益推广部负责人陈瑾和北京第一登记中心主任尹艳贺。


 

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关键词之一:管用

据陈凯介绍,中华遗嘱库是由中国老龄事业发展基金会与北京阳光老年健康基金会共同发起的公益项目,其服务内容不仅包括订立遗嘱,而且从精神评估、遗嘱登记、遗嘱保管、继承调解、诉调对接等各个方面保障家庭财产继承顺利进行。该项目为60岁以上并满足一定房产财产条件的老年人免费办理遗嘱咨询、遗嘱起草、遗嘱登记、遗嘱保管并发放《遗嘱证》。

在中华遗嘱库订立的遗嘱是否具有法律效力?这是公众关心的首要问题,也是考验遗嘱档案管理是否科学严谨的重要判定标准。目前,遗嘱库服务尚无行业标准。陈凯介绍:“中华遗嘱库应该算是国内目前影响力较大、管理系统比较科学完善的遗嘱服务机构,中华遗嘱库在成立之初,便从人员管理、技术规避、证据链构成等方面进行了多方论证,形成了严密的顶层设计,这套经验可以说在国内甚至国际范围内都能提供借鉴。”

中华遗嘱库建立的一整套符合法律规定的软件和硬件流程是经过法律专家科学严谨论证后确定的,包括专业登记软件,借助人脸识别、身份验证、密室登记、指纹扫描、现场影像、专业见证、文件存档、保密保管等。这些措施有力保障了遗嘱的真实性,满足了维护财产权益和自主决定权的需要。

事实也证明,中华遗嘱库所登记的遗嘱严谨、安全、证据链完整,为法院和公证处及时处理继承案件提供了有力支撑,也切实维护了遗嘱订立者的真实意愿。在具体案件中,如果继承人之间经过协商、调解仍无法达成一致,需要到法院诉讼的,又或达成一致后需要在公证处办理继承权公证的,可以申请由中华遗嘱库向法院或公证机构出具遗嘱登记证明。陈凯介绍:“据统计,法院在涉中华遗嘱库遗嘱的案件审理中,均根据中华遗嘱库出具的证明直接认定真实有效,无须笔迹鉴定。大部分案件在一审判决后,当事人均未上诉。”

经过几年的发展,中华遗嘱库和全国各地的公益机构合作,已经在北京、天津、广东、江苏、广西、上海、重庆7个地区建立了遗嘱登记中心,每年订立的遗嘱量也逐年攀升。截至2018年9月,中华遗嘱库全国咨询预约人次将近14万,登记保管遗嘱11万份。


 

02

关键词之二:真实

那么,中华遗嘱库的遗嘱从订立到形成档案到底是怎样一个过程呢?记者深入位于西交民巷的北京第一登记中心了解了详情。

早上9点,北京第一登记中心早已挤满了人,老人的年龄从60岁到90岁不等,有的拿着宣传册认真阅读有关内容,有的在子女和工作人员的搀扶下步入录像室,有的手里拿着一摞资料在前台做审核,有的戴着眼镜在桌子上一笔一画地填写遗嘱申请表,有的在工作台前做指纹采集……尹艳贺说:“前几年,来这里做遗嘱登记的老人大多在80岁左右,随着这项工作的宣传力度和影响力逐渐加大,老人的遗嘱订立意识逐步提升,遗嘱订立者的年龄范围也进一步扩大到60多岁、70多岁,我们的工作量也逐渐增大,现在预约登记的话,最早也要等到2019年年底才能过来订立。”

遗嘱真实性保障的重要问题在于如何确保老人订立的遗嘱能够反映本人意愿。这个问题看似简单,可对于老人来说确是难以避免的现实问题。有的老人行动不便要求子女陪同,有的老人碍于面子不好意思让子女离开现场,有的甚至是在子女的鼓动甚至强迫下前来订立遗嘱,有的是儿子或女儿单独陪同过来,有的是儿媳妇一起过来,有的是夫妻俩一起过来等等。这些不同情况都能构成影响老人当时真实意愿的现实环境和心理因素。

为了规避这些抵消真实性的影响因素,中华遗嘱库从技术要求和流程设置上建立了完善有效的管理机制,确定在以下几个步骤中固化遗嘱的订立过程与形式,包括人脸识别、精神评估、密室登记、全程录像、身份核验、指纹扫描、专业见证、现场拍照、文档扫描和保密保管等。

人脸识别是通过读取立遗嘱人的身份证信息并和其本人脸部影像进行比对,从而确认身份的真实性;精神评估是由专业精神评估师根据专业测评体系,对立遗嘱人订立遗嘱的民事能力进行认定,并出具评估报告,与遗嘱档案一同存档备查,以确保民事能力的有效性;密室登记是在独立空间内,只有立遗嘱人和工作人员在场,排除了外界干扰和胁迫的可能性,确保立遗嘱人完整表达自己的意愿;全程录像环节中,遗嘱登记系统会对遗嘱登记的全过程进行同步录音录像,并自动记录时间,自动上传至中华遗嘱库服务器,作为未来法院调取的证据;身份核验旨在最大限度地杜绝冒名顶替办理遗嘱的现象;指纹扫描中会采集立遗嘱人的3枚指纹信息,作为未来身份核对的证据;专业见证环节中将安排专业见证人对遗嘱订立过程进行现场见证;现场拍照是请见证人、立遗嘱人和遗嘱文本合影。

而在过程控制中,“人”依然是识别和判定遗嘱订立者是否有被胁迫情况等问题的关键。登记中心的工作人员大多为30岁上下的女同志,有的甚至是20岁出头的小姑娘,年纪虽轻,却在与老人打交道的过程中掌握了沟通交流、察言观色的本领。尹艳贺介绍道:“有时会碰见儿媳对老人叫嚷催促,出现这种情况,我们就会选择拒绝服务。在密室登记或全程录像环节中,立遗嘱人出现语无伦次、答非所问等不配合情况或者直接要求中止订立遗嘱、重新订立等情况时,我们都能根据工作经验领会老人的真实意思。遇到这种情况,工作人员都会耐心沟通引导,充分保障遗嘱订立者的真实意愿。”


 

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关键词之三:安全

遗嘱订立并不是遗嘱服务的结束,而是遗嘱服务的开始。“遗嘱在这里能否安全保密、切实维护个人隐私”是老人关心的重要问题,也是中华遗嘱库的服务核心。

“无论是电子遗嘱还是纸质遗嘱,一律保存在中华遗嘱库。”中华遗嘱库有关负责人介绍,“如果遗嘱保存在其中一个继承人手里,其他继承人就会怀疑遗嘱的真实性,也不利于立遗嘱人的个人隐私保护。遗嘱原件由中华遗嘱库这样一个完全没有利害关系的第三方公共机构保管,具有客观公正性。”目前中华遗嘱库采取的是“临时库、中转库、永久库”3级保管体系,采取多级授权等管理方式,确保遗嘱安全。

陈凯介绍,临时库是租用银行保管箱设立的临时存放地点,库容量为8000份遗嘱;中转库是通过与专业仓储机构合作,在北京市顺义区建立了1600平方米的专业保管仓库,包括大小保管箱229个,采取严密的防火、防盗、防虫、防尘、恒温、恒湿的保管手段,可以满足200万份遗嘱的保管需求;永久库是计划在全国建立3到4个独立占地的高容灾性保管仓库,以3小时高铁覆盖附近若干省份,并通过网络实现数据同步,目标是满足未来30年以上的遗嘱保管需求。

目前,中华遗嘱库在全国各地具有上岗资格的从业人员共有74名,所有人员必须经过严格审查、培训考核合格后才能正式上岗,上岗前还要对工作人员进行背景调查、签署保密协议等。同时,中华遗嘱库在员工内部推行“遗嘱咨询师”资格标准,建立遗嘱行业人才职业操守和知识素质标准,定期召开思想教育会议。“此外,我们全面实行信息分段式管理,通过设置系统权限,每个岗位只能获取有限信息。”陈凯说,“我们还建立了惩罚机制。如果发生失泄密事件,我们将根据事件后果和影响对当事人进行警告或解除合同的处分。”

9月27日,中华遗嘱库的遗嘱司法证据备案查询系统正式上线,这意味着,今后,凡在中华遗嘱库订立的遗嘱将再加一把“安全锁”。中华遗嘱库登记系统直接对接中国司法大数据研究院下属的司法电子证据云平台,如在诉讼中涉及遗嘱真实性认定时,法官可在线调取证据。“今后,凡在中华遗嘱库进行遗嘱登记以及保管业务,所有电子证据保全及认证证书、数字证书、可信时间戳证书都将实时上传司法电子证据云。”陈凯说。

中华遗嘱库不仅为立遗嘱人解决了生前保密问题,还解决了身后传递问题。在立遗嘱人去世后,只有其提前在中华遗嘱库设定的查取提取人才有资格办理查询或提取遗嘱的手续。

陈凯说:“中华遗嘱库不仅保管遗嘱档案,还有幸福留言卡、幸福速递箱,将老人的留言随同遗嘱档案一同交给子女,让子女了解老人的心愿,让子女知道,除了财产,彼此还有血脉相连。”正是基于这样的探索和实践,中华遗嘱库为老年人的生前心愿和身后尊严筑造了一个安全的港湾。

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