2023年12月20至22日，由中国侨联、福建省人民政府共同主办的第一届中国侨智发展大会在福建福州顺利举办。福州市档案馆在总结第44届世界遗产大会、2023年世界航海装备大会、数字中国建设峰会等重大活动工作经验基础上，提炼收集整理大会档案优良做法，推出多项具体举措，形成有效执行机制，扎实推进大会档案工作。

一是提前介入。将第一届侨智发展大会档案工作前置至大会筹备期，主动服务，提前选派业务骨干进驻大会筹备综合协调组。强化源头管控，确保大会产生的具有保存价值的纸质、照片、音视频、标志性实物等各类文件材料收集齐全完整。

二是出台规定。以大会筹备工作领导小组名义印发《第一届中国侨智发展大会福州市筹备工作领导小组文件归档管理规定》，对大会档案管理机构、人员职责、归档范围和要求、档案整理数字化、档案移交接收等作出明确规定。使大会档案工作有章可依，有规可循。

三是精准指导。针对筹备组12个工作组档案工作不同特点，采取“一对一”分组方式，对文书、照片、音视频、实体等各类涉会档案的收集和整理进行培训。同时，根据工作实际，简化前端收集和整理工作，减轻各小组档案人员负担，在不影响组内筹备工作开展的情况下，同步做好小组档案工作。

四是强化落实。坚持“谁主办、谁负责、谁归档”原则，将大会文件材料收集、保管和移交责任落实到各工作组，定人定岗定责明确工作任务。同时将档案工作跟踪检查贯穿大会全过程，对各组文件材料收集整理情况进行实时跟踪和检查。建立微信工作组，做好关键时间节点重要工作提醒，确保大会归档文件应收尽收、应归尽归。