早在2016年，顺丰集团便抓住普通发票电子化改革的契机，专门打造了电子普通发票管理平台，实现了无纸化开票，节约了手持终端开票的印刷成本和硬件费用。由此开始，在纸电混合的环境下，规范电子票据存储、验真、过滤、报销及凭证管理、电子档案管理等一系列工作，也成了顺丰集团财务管理的重点工作之一。

    在国家档案局大力支持电子会计档案以及提升档案工作整体水平的政策环境下，2021年2月，顺丰集团主动向深圳市档案局、深圳市税务局申请参与增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。随后，深圳市档案局联合深圳市税务局专门对顺丰集团进行了深入调研，充分肯定了顺丰集团在民生领域的服务成果，将顺丰集团纳入增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点第三批试点名单。

    顺丰集团参与第三批增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作主要可划分为确定整体目标、确定具体试点工作方案和方案实施3个工作阶段。

    首先是确定整体目标。通过多轮内部研讨，顺丰集团明确整体目标为建成自主可控、高效安全的电子会计档案系统，确保通过第三批增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点验收。

    根据财政部、国家档案局印发的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等要求，顺丰集团进一步将整体目标分解细化为归集功能、报销功能、入账功能、归档功能4个子目标。其中，归集功能指的是针对多渠道来源电子发票，实现系统自动“一键归集”；报销功能指的是实现业务系统直接发起报销，自动提取电子发票数据和查验解析；入账功能要实现财务核算系统与支付系统直接关联，支付完成后，核算系统自动无纸化记账；归档功能要实现数据自动存储归档、全量异地备份和一键查阅。

    其次是确定具体试点工作方案。通过深入梳理与试点工作相关的各业务系统、财务系统功能，以及相关财务流程，对标试点目标、试点规范要求，形成包含系统功能差距、流程堵点等的问题清单，最终通过多部门集体讨论决策，形成可落地的、分工明确的升级改造方案及试点工作计划表。

    最后是实施方案。在系统建设方面，顺丰集团主要升级改造了影像系统、报销系统，使电子发票存储满足电子档案管理办法基本要求、电子发票与报销流程在系统中互有关联。自建电子会计档案系统，打通电子会计档案系统与各业务、财务系统接口，实现将所有档案凭证相关数据关联匹配并可分册管理。在流程优化方面，顺丰集团在试点公司范围内优化员工报销流程、新增电子发票归档流程，强调电子发票的法律效力。在报销环节，员工无需单独打印电子发票。在流程归档环节，要求规范存储电子发票。

    在方案实施过程中，顺丰集团以项目组方式，建立跨组织沟通工作机制，定期调整试点计划进度以及功能流程，统一组织各个流程环节关键人员进行线上测试、意见反馈，保障各个环节都能有效执行，避免因流程调整引发系统运行不通畅以及业务人员操作不规范等后果。

    2021年10月，在国家档案局的政策指引、深圳市档案局与深圳市税务局的耐心辅导，以及深圳市档案局的多次调研指导帮助下，顺丰集团顺利通过第三批增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点验收，实现电子化开票、入账、归档全流程的闭环管理。

    顺丰集团试点工作取得了显著的成效：原增值税电子发票电子化报销、入账、归档全流程时效由42~72小时缩短至2~4小时，效率得到极大提升，为16万名员工、7000余家供应商节约了时间；电子发票不再打印、未涉及纸质发票的结算及报销流程全部实现无纸化，财务档案仓库租赁费用每年可节省约30%；全集团实现无纸化办公，减少纸张及打印耗材使用，每年可减少约665棵大树的砍伐量；集团各个财务系统标准化、全链路打通，进一步夯实了财务数字化基础。

    珠玉在前，顺丰集团的试点工作参考借鉴了前期的优秀试点案例，笔者在此将顺丰集团在试点过程中遇到的典型问题以及解决问题的思路进行总结分享，期待为接下来的增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点的推广贡献力量。

    一是对指南、规定做到“心中有数”。在增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点过程中，企业要熟悉《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及其他规范性文件，按照各个指导性文件要求，编制电子档案编号、规范档案系统名称术语、明确电子文件归档范围等，对于工作中出现的特殊疑难问题，可请教当地档案主管部门，使增值税电子发票电子化报销、入账、归档各项工作有据可依、有序开展。

    二是改变传统思维，建立系统、流程、档案管理之间的内在联系。在参与试点工作之前，顺丰集团的财务核算系统、差旅系统及报销系统均采用传统业务流程推进，人工干预较多，财务审批环节与档案管理环节衔接不畅。随着电子票据不断增加，及遍布全国的分、子公司以及事业部门人员差旅业务增多，顺丰集团原有的财务管理、档案管理系统及流程等，已无法满足发展需要、不符合增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点标准。

    针对这一情况，顺丰集团及时转变思维，建立并加强系统、流程、档案管理之间的内在联系，在各个业务系统之间，全链路打通系统对接的堵点，减少人工干预，极大地提升了系统功能建设、流程标准、档案管理工作的效率，确保如期通过试点验收。

    通过本次试点，顺丰集团积累了电子会计档案管理、发票电子化管理的宝贵经验，已形成可复制的工作成果，并在全国分、子公司范围内推广电子发票电子化报销入账归档的智能化应用，全面提升集团财务管理工作的数字化水平。接下来，顺丰集团将继续投入到“数电票”试点工作和企业数字档案馆建设中，不断提升企业财务管理数字化水平，努力将国家发展数字经济的政策红利转化为扎扎实实的工作成效。

    原载于《中国档案报》2023年9月14日 总第4035期 第三版