创新档案安全管理技术，让电子档案形成者“宽心”、管理者“安心”、利用者“放心”

    真实、完整、可用和安全是电子档案管理的本质要求。只有符合《电子档案单套管理一般要求》，才能使形成者“宽心”、管理者“安心”、利用者“放心”。吉林省社保局通过对原生电子档案全生命周期的安全评估，并经多年实践论证，建立了“4+1”（即4项技术、1项人员管理）的安全风险控制模式。

    一是“一体化”在线归档确保路径安全。近年来，吉林省社保局推进业务经办与电子文件生成收集深度融合，使电子文件归档流程深度嵌入业务经办主体环节。目前，无论是窗口办还是网上办，均实现“边受理、边著录、边扫描”，业务信息采集与档案信息著录、档案扫描、经办结果上传同步完成，实现应收尽收。归档电子文件的分类和保管期限参数自动即时赋值，不需过多人为干预，确保电子文件归档的路径安全。

    二是电子签名加密传输技术确保传输安全。电子文件的归档、迁移、备份、查询、下载都离不开传输环节。依据电子签名法，为确保电子档案传输安全，吉林省社保局采用防篡改技术，通过验证签名监控电子文件在归档、管理、利用整个过程中的安全状况，确保电子签名安全可靠不被篡改。所有电子文件在归档入口均实现电子签名全覆盖，每件电子文件均可以按照利用者要求进行签名验证，为归档的电子文件传输穿上了一层“防弹衣”。

    三是元数据即时捕获系统确保真实完整。吉林省社保局建立电子文件从生成到归档、管理、查询全流程、全时域元数据捕获系统，可以实时完成对电子文件背景信息、管理信息、属性信息等数据信息的即时捕获，相当于为电子文件建立了一套“人事档案”。按照《社会保险业务档案元数据规范》行业标准，吉林省社保局建立了91项归档电子文件元数据集，并把元数据作为业务电子文件重要组成部分，从形成、归档、管理到查询，动态跟踪捕获关联绑定存储，使电子文件全生命周期内“真实有证明、安全可追溯”。

    四是建立电子文件物理归档备份系统。为实现电子档案安全管理，吉林省社保局坚持每年第一季度前，利用档案级蓝光DVD光盘，将上一年形成的电子文件及元数据，按照年度、类别、保管期限分类成卷并刻录备份。备份一式两套，备份的DVD光盘可以单盘脱离档案系统实现查询利用，一套入库上架进柜按照纸质案卷模式管理，另一套作为异地灾备，进一步加强电子档案安全管理。

    五是完善规章制度确保依法依规管理。为提升档案工作人员素质，吉林省社保局在省档案局的大力支持下，每年至少举办两次全省社保业务档案培训班。对电子文件收集整理、鉴定销毁、查询利用等12项100多条管理制度进行梳理规范，并纳入电子档案管理相关内容，以文件形式下发《吉林省社会保险档案管理制度》，确保电子档案信息安全。

    创新无纸化单套制归档管理，以数字化转型为提升经办质量、改进服务提供支撑

    电子档案单套制管理是实现“网上办、掌上办、异地办”的关键，新修订的档案法为实行电子档案单套制管理提供了法律依据。基于此，吉林省社保局在电子文件全生命周期的共享利用方面进行了创新探索。

    吉林省社保局从有效精简凭证资料统一规范经办规程、档案和业务协同优化归档流程两个方面入手，大量精简非必要凭证资料，形成了最简经办业务规程。制定电子档案标准格式要求和电子档案自动质检标准要求，将手工移交变为自动归档移交、人工质检转为自动核对影像自动质检，优化业务流程，简化工作环节，解决了现场资料提供难问题，极大提高了经办效率，缩短了经办时间，减轻了业务经办人员扫描质检的负担，双向提升了经办人员和参保对象办事体验。

    通过内网影像资料共享和流转推送，综合柜员制的审批审核、防范经办风险的稽核内控两项业务实现经办柜员与综合柜员、经办柜员与内控审核之间“背对背”开展事中事后内控审计工作，既避免了“面对面”抹不开的人情，又能够即时反馈审核内控结果，留存审核内控记录。在精准严密的内控流程下，最大限度地实现依规经办，避免基金安全风险，保护参保人权益和社会民生利益。

    吉林省社保局将归档管理的著录、扫描、移交，接收管理的质检、装盒、上架等环节作为监控节点，开发了全省电子文件归档管理监控系统，实时掌握经办结果归档动态，实现纵向省市县三级经办机构、部门、人员，横向每个经办机构的每名人员每笔业务，以及扫描、移交、接收、质检流转各环节，全方位全流程即时实现归档管理的监控。监控系统还能够约束业务经办人员遵守操作规程依规经办，按要求审核扫描凭证资料，更好规范业务经办行为。

    档案查询利用是档案工作的出发点和落脚点。为此，吉林省社保局不断完善电子档案数据链，2017年至今连续5年将档案数字化列为全省经办重点工作，全省50多个经办机构80%以上完成2016年以前全部纸质历史档案数字化，为网上查询利用奠定基础。此外，积极利用政府公共服务平台开发电子档案网上查询利用功能，让参保职工不出门就能享受档案利用服务，提升档案利用率。

    下一步，吉林省社保局将依托现有数据基础，进一步开发分析利用档案大数据，为实现精准经办、精准决策、精准管理、精准利用提供支持。

    原载于《中国档案报》2023年1月19日 总第3935期 第三版