榕档综〔2016〕81号

市直各单位：

为贯彻落实省、市关于推广随机抽查机制规范事中事后监管要求，根据福州市人民政府办公厅《关于印发福州市推广随机抽查机制规范事中事后监管实施方案的通知》（榕政办〔2016〕7号）和福建省档案局《关于印发推广随机抽查规范事中事后监管的实施方案的通知》（闽档〔2016〕43号）精神，按照《福州市档案局关于推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》要求，市档案局抽调执法人员，于2016年11月上旬至12月上旬 对市信访局、市金融办等23家市直单位开展“双随机”抽查工作。现将有关情况通报如下：

一、基本情况

根据《福州市档案局关于推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》及实施细则，市档案局通过现场摇号方式，从执法人员名录库中随机抽取6名执法人员组成3个检查组，对执法对象名录库中的23家市级单位进行抽查。抽查事项为“贯彻实施档案法规的监督检查”、“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督”，其中，贯彻实施档案法规的监督检查项目抽查8家，占比例的6%；机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督项目抽查15家，占比例的11.5%。

二、抽查情况

抽查方式采取实地检查、查阅资料、听取汇报等方式，经检查，大部分单位都能认真按照《档案法》等档案法律法规、市“两办”《关于切实加强和改进档案工作的实施意见》（榕委办﹝2015﹞39号）及全市档案工作会议要求做好本单位档案工作，单位领导重视，配备专（兼）职档案人员和档案库房设施设备，档案收集、整理、利用、信息化等方面工作有序进行，档案工作总体情况良好。

三、存在问题

从抽查的情况看，主要存在以下问题：

1. 档案人员业务水平有待提高。检查中发现个别单位档案人员变动频繁，档案工作缺少传、帮、带；个别单位档案人员未取得岗位资格证；部分单位档案人员年龄偏大，对档案信息化工作接受程度低。

2. 档案保管保护条件落后。部分单位因为办公场地限制，无法做到库房、办公、阅览三分开，档案库房“八防”措施不完善，档案装具不规范。

3. 档案业务基础薄弱。档案收集门类不齐全，部分单位存在重文书档案，轻声像档案、会计档案等专门档案的情况；档案收集整理不规范，部分单位未编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，未能及时收集整理上一年度文件材料，未按规定及时向市档案馆移交到期应进馆档案；个别单位把档案整理工作外包，档案人员没有很好地指导、监督档案中介服务机构按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定对文件材料进行筛选、鉴别，导致档案归档不准确、不及时，增加了行政成本。

4. 档案数字化工作滞后。仅有少部分单位开展了档案数字化工作，还有很多单位还未把档案数字化列入工作计划；部分单位正在联系中介服务机构开展档案数字化工作；一些单位虽然开展档案数字化工作，但过分依赖档案中介服务机构，缺乏对档案中介服务机构的指导和监管，导致档案未能严格按照我局《档案数字化加工基本流程与操作规范》进行扫描，档案数字化质量不高。

5. 档案利用不规范。个别单位在档案利用时，没有按规范办理档案借阅登记手续。

四、整改要求

对在随机抽查中发现存在问题的单位，市档案局已开具《整改通知书》，要求其认真做好后续整改工作，并将对各单位的整改情况进行“回头看”，确保检查整改落到实处。

福州市档案局

2016年12月15日