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山东加强婚姻登记档案信息化建设纪实

发布时间:2022-11-18 来源:中国档案报 字体:【大】【中】 【小】

    通过信息化手段、大数据赋能,持续深化“减证便民”改革,实现便民数字化服务,是人民群众的热切期盼。为加强婚姻登记档案的信息化建设,更好地服务查档群众,近年来,山东省民政厅积极作为,在婚姻登记档案工作中进行了一系列有效的探索,取得不错成效。

    省民政厅先后与有关部门签订了婚姻登记信息数据共享协议,各相关部门通过信息共享端口即可查询到当事人姓名及婚姻登记时间等信息,但在婚姻登记档案查询利用中还存在以下问题。一是1986年以前的婚姻登记信息不全、不够准确。二是登记机关存档的离婚协议书等文本信息,因涉及较强的信息私密性,尚不在部门信息共享范围,但在某些办事场景下,如公证、不动产过户、财产继承时,却需要对当事人持有的离婚协议文本进行核验,当事人离婚协议文本丢失的还需要返回原登记地查档复印盖章后向办事部门提供,十分不便。三是针对婚姻登记档案中存在的错误信息数据项,通常在办理相关业务时才能被发现,工作人员纠正错误信息时,往往需要中断正在办理的政务事项,完成纠正后再重启办理流程,大大影响了政务服务效率。为解决这些问题,省民政厅依托“爱山东”APP,专门开发了便于保护个人隐私的婚姻登记信息自助查询系统。

    2020年,省民政厅与省大数据局、省档案馆联合印发《关于认真做好婚姻登记历史档案收集整理补录工作的通知》,明确婚姻登记历史档案补录规则和数据标准,细化工作要求,对历史档案中信息数据项缺失、错误等导致的无法录入等影响补录进程的难题,制定了特殊情形录入的解决方案,并由省民政厅在省内推广实施。随后,全省各婚姻登记机关积极制定工作方案,细化工作措施,理顺工作流程,与当地档案馆、乡镇(街道)、大型厂矿企业进行联系对接,共收集整理纸质档案2757万件,争取财政投入4722.7万元,聘请第三方开展数据补录和档案信息电子化工作,并于2021年年底前完成了现存纸质历史档案信息数据的补录任务,切实维护婚姻登记当事人的切身利益和合法权益。

    早在1997年,山东省便实现了婚姻登记集中由民政机关办理。但在此之前,全省婚姻登记都是由乡镇(街道)办理的,彼时档案保管制度不健全、保管条件差、婚姻登记纸质档案丢失状况相当严重,甚至还存在一定时期内的婚姻登记档案缺失、无数据信息可进行补录的情况。为此,省民政厅在开展专题调研的基础上,通过婚姻登记机关宣传、引导、为群众免费照相等方式,为无档可查的群众补发婚姻登记证,不断补齐补全相关信息。去年10月,省民政厅选取了威海市文登区、德州市宁津县等地作为缺失婚姻登记历史档案补录先行试点。试点工作中,文登区婚姻登记处深入14个镇(街)、村居开展政策培训,通过村喇叭、村民会议、宣传栏等广泛开展政策宣讲,主动提供咨询服务,答疑解惑,在村、居等基层组织及相关单位部门的支持下,逐户调查摸底并协助有需求的群众出具证明材料,有序补发婚姻登记证。接下来,省民政厅将以点带面,总结推广试点经验成果,通过多形式、多层面的共同参与,不断完善全省婚姻登记档案信息数据库。

    去年10月,省民政厅联合省卫健委印发《关于开展结婚登记与生育登记申请服务事项联办工作的通知》,明确在办理结婚登记时,为有需求的群众现场采集生育登记申请信息,实现了婚姻登记和生育登记“一站式”集成服务。今年初,省民政厅与省大数据局联合对全省婚姻登记档案信息数据的数量、质量开展先行性评估。随后,全省各地民政部门进一步加大宣传力度,宣传婚姻登记档案查询的具体操作方法,广泛告知缺失和错误信息数据的处理方式。其中,涉及政务部门对婚姻登记信息查询的操作应用等相关问题,省民政厅也及时与各相关应用部门进行了对接,极大地提高了政务事项的服务效率。

    为进一步完善婚姻登记档案信息数据库,提升婚姻登记档案信息查询的精准性,省民政厅还尝试在婚姻登记档案系统中内置缺失或错误信息线上反馈、受理审核、更改通知等功能,对当事人及相关机构向婚姻登记机关反馈缺失或错误的婚姻登记信息项,均按规定程序进行及时变更和纠正处理,进一步提升了婚姻登记档案信息查询的精准度。

    为加强政务服务改革创新和政务服务一体化建设,依托婚姻登记管理信息系统,近日,省民政厅联合省公安厅、省卫健委打造了“婚育户”主题事项集成服务场景。结婚当事人在办理结婚登记时,可同步申请变更户口簿上的“婚姻状况”登记项目、办理夫妻投靠户口迁移申请和生育登记,有效提升了为民办事效率。

    下一步,省民政厅将坚持以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引,深入贯彻党的二十大精神,坚持以人民为中心的发展思想,进一步深化婚姻登记领域“放管服”改革,优化婚姻登记服务工作,进一步方便群众就近办理婚姻登记,做好婚姻登记历史档案的查询利用工作,实现婚姻登记档案信息查询利用的无纸化及免证件提交,实现纸质档案和电子档案相结合的“双套制”保管,不断增强群众的获得感、幸福感,为婚姻登记工作更好地服务社会发展提供更有力的保障。

    原载于《中国档案报》2022年11月17日 总第3908期 第三版

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