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档案接收指南

发布时间:2012-09-03 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

  一、档案的接收范围。

  1、福州市副处级以上满足立档条件的机关、团体、和企事业单位在本单位保存满20年的永久、长期档案。

  2、机构改革中撤、并、转、改单位的档案及资料。

  3、具有福州地方特色(指重大活动、重要会议、名优特产品、名人、名胜、家族谱等)的档案及资料。

  二、接收档案的种类:包括文书档案、会计档案、科技档案和专门档案。

  三、接收档案的载体:包括纸质、声像、照片、实物、电子等各种载体的档案。

  四、接收程序

  1、各进馆单位按规范要求整理好档案,准备好案卷目录和全引目录等检索工具各一份,并写好全宗介绍。全宗介绍一般由三个部分组成:

  一是立档单位的历史沿革简介,主要包括:立档单位的名称和性质;立档单位成立时间、地点及相关的历史背景;立档单位的隶属关系;立档单位的职能、任务及职权范围、所辖区域;立档单位内部机关设置及其演变情况(增设、撤减、分设、合并、更名等);立档单位主要活动情况、经历的重大事件、执行的特殊任务;主要领导姓名及其变化情况等。如果立档单位已被撤销或合并到其他单位,应说明撤销或合并的时间及原因,继承或代行职能机关的名称。

  二是全宗历史概况,一般由档案的来源、数量、整理、分类原则、完成程度,鉴定、移交、销毁情况,起止日期;保管完成程度,是否是原件;进馆时间、方式;进馆前的保管与整理情况;检索工具情况及其他需要说明的问题等部分组成。

  三是全宗内档案内容和成分介绍。这部分一般与该全宗档案的实际分类体系相对应。

  全宗内档案内容和成份介绍是全宗介绍的主体,历史概况是为了便于人们利用该全宗档案。

  2、档案馆派人到进馆单位进行档案进馆前检查与指导。

  3、进馆单位进馆前应事先与档案馆管理利用处联系。

  联系电话:0591—83766753;0591—83853317

  联系人:林立峰、陈坤桦

  4、档案清点、交接。

  档案进馆时,根据移交清单对档案进行逐卷逐件清点,填写档案交接文据,一式两份,经双方单位签字盖章各存一份备查。

  档 案 交 接 文 据

  移出单位名称

  接收单位名称

  福州市档案馆

  交接性质

  档案所属年度

  档案类别

  数量(卷、米)

  检索、参考工具种类

  数量

  永久

  长期

  短期

  长度

  合 计

  移出说明

  接收意见

  移出单位(印章)

  接收单位(印章)

  领导人:

  领导人:

  经办人:

  经办人:

  移出日期: 年 月 日

  接收日期:年月 日

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