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福州市档案局关于2018年第一批“双随机”抽查结果的通报

发布时间:2018-12-20 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

福州市档案局关于

2018年第一批“双随机”抽查结果的通报

榕档综〔2018〕131号

 

 

市直各单位:

  为贯彻落实省、市关于推广随机抽查机制规范事中事后监管要求,按照《福州市档案局关于推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》和《福州市档案局关于印发<福州市档案局2018年双随机抽查实施方案>的通知》要求,市档案局抽调执法人员,于2018年10月起对市金融办等21家市直单位开展“双随机”抽查工作。现将抽查结果通报如下:

  一、基本情况

  根据《福州市档案局关于推广随机抽查规范事中事后监管实施方案》及实施细则,市档案局通过现场摇号方式,从执法人员名录库中随机抽取7名执法人员,于2018年10月起对执法对象名录库中的21家市直单位进行抽查。抽查事项为“贯彻实施档案法规的监督检查”和“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督”。其中,“贯彻实施档案法规的监督检查”项目抽查8家,占比例的5.6%;“机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作监督”项目抽查13家,占比例的10%。另外,根据中共福建省委办公厅、福建省人民政府办公厅转发《省档案局关于做好省级机构改革中档案工作的意见的通知》(闽委办〔2018〕63号)精神,对市环保局等5家涉及机构改革单位档案处置情况进行检查。

  二、抽查情况

  此次“双随机”抽查采取实地检查、查阅资料、听取汇报等方式,经查,大部分单位都能认真按照《档案法》等档案法律法规、《中共福州市委办公厅 福州市人民政府办公厅关于切实加强和改进新形势下档案工作的实施意见》(榕委办〔2015〕39号)要求做好本单位档案工作,依法治档、依规管档水平进一步提高。在组织保障方面,单位领导重视档案工作,档案机构制度健全,配备专(兼)职档案人员;在档案安全管理方面,大部分单位能够采取人防、物防和技防相结合的方式保障档案实体和信息安全,档案库房设施齐全,档案“八防”措施到位;在档案移交方面,所有单位都能做到到期纸质档案和数字化副本按时移交进馆,档案工作总体情况良好。

  三、存在问题

  从抽查的情况看,主要存在以下问题:

  1.未及时做好机构改革档案处置工作。部分涉及机构改革单位对机构改革档案工作不够重视,未提前介入并采取有效措施做好本单位机构改革档案的收集、整理、清点、交接等处置工作 。

  2.档案管理制度不健全。个别新单位未及时制定本单位的文件材料的归档范围和保管期限;少数单位文件材料归档范围和保管期限未经档案部门核准。

  3.档案安全保密措施不完善。部分单位档案库房保管条件不符合档案“八防”要求,档案库房未配备监控系统、温湿度计、灭火器、防霉防虫药品等设施设备;部分单位档案管理制度未上墙;部分单位未能做到档案库房、办公、阅览三分开。

  4.档案收集不齐全、整理不规范。部分单位文件材料收集不齐全不完整,只注重收集“红头文件”,忽略其他应归档文件的收集;部分单位在档案收集中存在重文书档案,轻声像档案等专业档案的情况;部分单位未能及时收集整理上一年度文件材料,积存较多零散文件;部分单位档案整理不符合规范要求,错误较多。

  5.档案利用不规范。部分单位在开展档案利用时,没有按规范办理档案借阅登记手续。

  四、整改要求

  1.对随机抽查中发现存在问题的单位,市档案局已开具《整改通知书》,要求其认真做好后续整改工作。对整改不到位或者未整改的单位,市档案局将依法予以惩处,并点名通报批评,确保检查整改落到实处。

  2.涉及机构改革单位要高度重视机构改革中本单位档案的管理与处置工作,切实采取有效措施确保档案得到妥善处置。

 

 

 

 

 

 

福州市档案局

2018年12月17日

 

 

 

福州市档案局

2018年12月17日印发

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