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福州市档案局关于档案服务机构督查情况的通报

发布时间:2018-06-01 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

榕档综〔201862

 

 

福州市档案局

关于档案服务机构督查情况的通报

 

各档案服务机构

为加强对档案外包服务机构的监督管理,规范档案服务行为促进我市档案服务行业的健康有序发展,福州市档案局抽调人员于2018年3至4月对全市档案服务机构开展专项督查活动。现将督查情况通报如下

一、基本情况

按照《福州市档案局关于开展2018年档案服务机构专项督查活动的通知》要求,此次督查对象为依法在市档案局登记备案的档案服务机构。督查分自查和现场检查两个阶段。各服务机构对照《2018年福州市档案服务机构专项督查表》的检查标准进行自查并上报自查报告。市档案局在广泛收集市直单位对服务机构服务质量评价的基础上,13家服务机构进行现场检查,通过听取汇报、查阅资料、实地勘察等方式,对各服务机构基本情况、基础设施、服务质量等进行了全面考核评估。

从检查情况看,大部分服务机构能够合法经营,依法开展业务活动,积极参与我市档案事业发展,在设施设备、安全管理、服务质量等方面和往年相比有很大进步,如员工培训方面,有的服务机构常年聘请档案专家为员工进行业务培训,提升了培训质量;数字化加工方面,有的服务机构能够独立开发档案数字化加工管理软件,在提高工作效率同时也增强了自身的竞争力;档案保管服务方面,部分服务机构的档案库房实现了智能化、平台化和系统化管理,进一步确保档案的安全保管。这些特色经验做法值得其他服务机构学习和借鉴。

二、存在问题

(一)档案整理和数字化外包服务机构

1.安全保密意识淡薄。分服务机构未按照《档案数字化外包安全管理规范》要求,对工作人员进行安全保密教育并与员工签订保密协议,存在泄密隐患;个别服务机构的数字化加工场所安全管理制度不完善,档案“八防”措施不到位,防盗设施不健全,视频监控存留死角等,存在一定的安全隐患。

2.管理水平待改进部分服务机构内部管理机制健全,人员管理、业务培训、安全防范等制度落实不到位相当部分服务机构承接外包项目时未及时填写《档案服务外包工作报备表》市档案局监督指导处备案

3.业务培训不到位。部分服务机构人员层次低,专业知识匮乏,从业人员仅经过短期业务培训甚至未经培训就直接上岗。个别服务机构从业人员流动性大,业务培训工作滞后,新进人员职业能力和业务水平无法满足承担项目工作的要求,严重影响项目质量和进程

4.服务质量参差不齐。相当部分服务机构业务上过度依赖档案部门指导,自身没有对员工进行严格的培训和监督检查,在档案整理、数字化过程中没有把好质量检验关,质量验收首次通过率低。此外,还有部分服务机构服务质量不稳定,不同外包项目间服务质量参差不齐。个别服务机构服务质量和去年相比甚至出现倒退现象。

(二)档案保管外包服务机构

1.设施设备不达标。部分保管服务机构档案库房“八防”措施不健全,个别服务机构的档案库房中未配置自动消防灭火系统,存在安全隐患;一些服务机构档案库房温湿度超标。

2.库房保管条件差。部分服务机构档案库房不够整洁,档案未按规定上架,库房地面堆放杂物。

3.人员管理不完善。部分服务机构安保、水电、消防值班等工作人员未持证上岗,个别服务机构没有安排安保人员值班。

整改要求

(一)强化安全保密工作各服务机构应当深刻认识档案安全工作的重要性,强化责任和安全意识,采取切实措施保障档案的实体安全和信息安全。在档案整理、数字化外包服务注重档案实体和数据存储安全,完善数字化加工场所的安全管理措施和软硬件设备,与业主单位签订安全保密协议,杜绝档案信息外流和失泄密等各类安全隐患;档案寄存保管服务中要完善设施设备,加强管理,切实保障档案实体安全。

(二)落实各项规范标准。服务机构在承接外包项目时积极贯彻执行国家和省市有关档案业务标准规范,自觉提高外包工作质量和服务标准,在开展档案服务过程中严格把好质量自检,着力提高档案整理数字化的规范化、标准化水平。市档案局也将持续加强对档案外包项目的质量验收工作,发现服务质量不符合档案业务规范标准的,一律不予验收通过各保管外包服务机构要认真学习研究并严格执行《档案保管外包服务管理规范》(DA/T67-2017)的标准要求,对不合规的档案库房和设施设备进行整改

(三)健全经营服务制度各服务机构要切实按照福州市档案局出台的档案服务外包管理规定要求,健全经营服务管理制度,严格管理措施,明确人员责任,不断完善档案服务的安全和质量保障机制。开展档案整理、数字化和寄存保管项目前应及时填写《档案服务外包工作报备表》报市档案局监督指导处备案市档案局将追踪管理项目进展情况

(四)强化业务能力建设。各服务机构要不断提高业务能力和服务水平,加强专业人才队伍培养,积极组织员工参加各类档案业务培训和学习交流,提升员工的专业素质和业务水平,满足承担外包项目工作的要求

督查中发现的问题,市档案局已现场反馈各服务机构,要求认真做好后续整改工作并将对各单位的整改情况进行“回头看”,确保督查整改落到实处。

                           

   

福州市档案局

                              2018年5月28日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

福州市档案局                     2018528日印发

 

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