2019年12月，云南省数字档案馆通过国家档案局组织的系统测试，建成全国第三家、中西部地区第一家省级全国示范数字档案馆。馆藏档案数字化率超过80%，数字化档案达1.2亿页，居全国省级档案馆第一位；馆藏档案100%建立文件级机读目录，全面实现“精准到件”管理；电子文件归档与移交系统在省级机关实现全覆盖，纸质档案与数字档案同步接收进馆；开发了10余个档案专题数据库，将档案查阅利用提升到“分钟级”服务水平……这些成绩是云南省档案局（馆）在云南省委、省政府的重视支持和国家档案局的关心指导下，担当责任，执着追求，11年间持续发力的生动证明。

坚定战略方向 夯基础强支撑 

    云南地处祖国西南边疆，交通不便、信息较为闭塞、经济欠发达，制约各项事业发展的因素较多，建设数字档案馆困难重重。一方面，资金、技术、人才、经验等无不短缺，2008年，省档案局（馆）项目经费仅百万元，维持运转尚嫌不敷，实施数字档案馆建设更是捉襟见肘；另一方面，馆藏数量巨大，基础业务薄弱，档案信息化建设滞后，实施数字档案馆建设好似挟山超海。2009年，在全面分析发展形势后，省档案局（馆）坚信数字化是档案事业发展战略方向，更是欠发达地区档案工作创新发展的重大机遇，只有实施数字档案馆建设，才能实现档案事业跨越发展。

    成熟的时机不能靠等。其后，省档案局（馆）立即全力推进数字档案馆建设规划和可行性研究，人才短缺，就借助外力，组织协调各方面人员30余人，对数字档案馆建设开展全面分析研究；没有经验，就北访白山松水，南询粤闽八桂，东观海岱华亭，西问巴渝黔灵，从基础知识到经验技巧，从设备技术到标准规范，从思想观念到学术理论，边看边思，边学边研，边议边写，仅仅2个月就编制完成了省数字档案馆建设规划并获省政府批准，2个月后又完成了可行性研究报告编制并通过专家论证。省财政当年即安排省数字档案馆建设经费，并连续11年保障投入，构建起稳定的经费保障。

突出资源建设 盯质量细管理 

    数字档案馆建设伊始，省档案局（馆）就认识到，由于各地现实条件差异较大，不可能照搬发达地区已有经验。而档案资源系统完整、少数民族文化鲜明、边疆特色突出，正是云南开展数字档案馆建设最独特的条件。省档案局（馆）立足实际，将数字档案资源作为数字档案馆建设核心内容，先后投入5000余万元（占省数字档案馆建设总投入的2/3以上），全力推进各类档案数字化工作。

    11年来，省档案局（馆）坚持每天开工10余个小时，每周工作6天，以每年不少于1000万页的进度，全力推进馆藏纸质档案数字化；使用专业设备，精细操作，对近4万张照片档案及近1800盘录音录像档案进行数字化；制作近1500万条档案文件级机读目录，实现全部馆藏档案“精准到件”管理；连续10年不间断采集中央及云南电视台有关云南的电视新闻，有计划采集少数民族、中国远征军、抗战老兵、滇缅公路筑路人、非遗传承人、援鄂医务人员等口述历史资料，累计采集音视频122万分钟；采集复转军人、云南陆军讲武堂名录、滇军抗战阵亡将士名录、云南土司世系、馆藏民国档案人名目录、全省馆藏婚姻档案、全省民国档案文件级目录等400余万条数据，构建贴近民生和方便学术研究的档案专题数据库群。现如今，云南省档案馆数字档案资源已全面覆盖清末以来云南历史各时期，构建起规模庞大、系统完整、独具特色的云南数字记忆。

    档案数字化工作关键是做到精细科学管理，实现“高质量、高效率、保安全”。在实施档案数字化之初，省档案局（馆）测算后发现，即使合格率达到99.9%，最终累积的不合格产品数量也很庞大，很难称为高质量。随后，省档案局（馆）不断抓实档案数字化成果质量验收这个要点，不断分析研究，不遮羞，不怕丑，实事求是找问题，不断自我否定，反复改进方法，最终走出惯性思维，以“确保成果无限趋近于零错误”为目标，以“同步验收、100%检查、100%改错”为基本要求，以“人工验业务、软件检参数”为基本方法，建立“加工公司全面检查、监理公司全面检验、数据接收部门完整检测、监管人员定量抽核、监管部门随机督查”的工作体系及压力传导机制，形成严密的质量验收工作体系，成功化解顽疾，确保了档案数字化成果的高质量。除按规定做好各种管理登记外，省档案局（馆）创新建立“全流程时限监管”的管理方法，通过专门管理工具，串联档案进、离场及数字化加工、质量验收、数据移交入库等关键节点，以50卷（盒）档案为1个监管批次，对各节点工作的完成时限进行跟踪监管，不但将人均日合格成果产出量提高50%左右，还同步对档案安全及质量管理工作进行精准监督，实现档案数字化工作安全、高质、高效、协调推进。

强化开发利用 优服务广拓展 

    云南省档案馆始终坚持以档案利用和服务为导向，不断推动数字档案馆建设向纵深发展，将档案数字化成果及时提供利用纳入档案数字化加工、目录制作、专题数据库建设等项目竣工验收内容，确保做到“数字化完成之时就是提供利用之日”。

    为确保安全高效地提供利用数字档案，省档案馆与省保密管理部门共同建立数字档案开放鉴定工作机制，不断细化数字档案开放鉴定业务规范，抽调经验丰富的人员组建工作部门，规范有序地实施数字档案开放鉴定工作，并顺利完成对109个全宗267万件数字档案的鉴定；坚持以档案开发利用的需要指导数字档案资源建设，不断提高档案资源的丰富性、系统性和可用性。省档案馆积极争取财政支持，将档案文化产品开发纳入年度预算并建立项目库，以“云南记忆”为品牌，开发档案文化系列产品；围绕中心工作、重大事件、云南特色产业、特色文化和近现代历史，编撰49期《档案信息参阅》，编辑出版《档案中的西南联大》等近30种图书，制作《档案中的滇越铁路》等4部电视纪录片，举办“红土高原记忆”“红军长征过云南”等7个固定展览和多个流动展览，在“不忘初心、牢记使命”主题教育中发挥了独特作用，有力服务了“四史”教育工作。基于扎实的档案开发利用工作支撑，2018年，云南省档案局申报的“南侨机工档案”成功入选《世界记忆亚太地区名录》，实现云南全面参与世界、亚太、中国3个记忆工程的新突破。

    省档案馆将档案的方便快捷查阅利用作为数字档案馆的优先建设内容，将档案利用服务水平作为检验数字档案馆建设成效的重要指标。在数字档案馆建设的第1年，省档案馆改造查阅大厅，部署便于使用的档案查阅服务子系统，并配备近40台计算机用于数字档案的查阅利用。近年来，省档案馆查档服务主要使用数字档案，原则上不再使用纸质档案原件，做到了方便快捷、高效安全。如今，省档案馆数字档案查阅区满座现象已屡见不鲜，2018年和2019年年利用人次增幅均超过60%；利用者扶老携幼到馆参观档案展览展示，参加良好家风培育等活动成为档案利用新风尚；积极推动档案共享利用，先后向省委办、省政府办、省委组织部、云南大学、云南师范大学等提供数万件数字档案；不断吸引地方政府、高校、博物馆等前来合作，共同举办展览、出版书籍、制作专题片、开展学术研究等。其中，支持五华区建设30余个博物馆的战略合作尤具规模。2020年1月，习近平总书记视察西南联大遗址，省档案馆提供的数万页数字档案为西南联大博物馆展览提供了有力保障。

精准管理档案 增能力促发展 

    省档案馆将数字档案馆建设作为档案业务工作承前启后、继往开来的重要平台。

    所谓“承前”，就是通过数字档案馆建设实现馆藏档案精细安全管理，推动档案整理、统计、保管、保护等业务工作转型升级。省档案馆在馆藏档案100%制作文件级机读目录和逐件逐页数字化过程中，进一步充实档案目录和规范档案基础业务，同步登记破损档案、特殊载体档案和照片、邮票等信息，将以“卷”为单元的手工管理转型升级到以“件”为单元和以“页”为统计单位的精准管理；根据档案数字化进度，对30余万卷已数字化档案进行封存保管，科学安全保管水平得到整体提升；全面掌握破损档案情况，科学制定档案抢救保护计划，投入1000余万元配备专业设备，建设近1000平方米的档案抢救保护中心，采用手工和机器修裱、纸浆补洞、字迹加固、仿真复制、普洱茶染纸、去酸保护等技术，修复破损档案1.6万卷70余万页。省档案馆在档案保护方面取得的突破得到了国家档案局的充分肯定。2019年，云南省档案馆获批建设国家重点档案区域性保护中心，云南档案保护工作迎来新的发展机遇。

    所谓“启后”，就是通过数字档案馆建设全面增强数字档案管理能力，更好承接以电子档案为主要对象的新时代档案工作。省档案馆系统配备基础网络、动力保障、环境和安防管控等设施设备，购置29台服务器及6套388T近线存储设备，建成1个符合标准的中心机房；专项投入3000余万元建成面积达3000余平方米的全省重要档案及电子档案异地备份库，建有1个档案备份机房，配置2台近线备份服务器及710T存储设备、2套专业离线硬盘存放柜及2台电子档案“数转胶”设备和缩微胶片库房，形成近线、离线、异质备份等互为支撑的数字档案备份体系；电子文件归档与移交进馆系统已实现省级机关全覆盖，纸质档案与数字档案同步移交进馆；紧跟电子文件应用的发展变化，完善有关系统功能，不断探索电子档案接收进馆新模式。2020年，省政务服务类电子档案和税务征管电子档案列入国家有关电子档案单套制管理试点，其移交进馆对接工作已进入测试阶段。同时，有关电子文件在线归档和移交进馆系统也在不断完善，省档案馆即将迈入以电子档案管理为主体的时代。

建强人才队伍 重科技推创新 

    纵观数字档案馆建设过程，省档案馆深刻体会到最关键的是人才。为此，省档案馆不断加大投入，有序开展人才培训，尽可能派出人员参加国家档案局举办的有关档案数字化、电子档案管理等培训；有计划安排人员到IT培训机构开展专业技术培训，每人次培训投入达数万元；先后组织数十人到美国、新加坡、中国香港等地学习电子文件管理、口述历史技术与方法等；先后遴选、招录数十名年轻干部，其中7名为计算机专业人员，其余人员均具有较高的信息技术应用能力。同时，省档案馆注重在数字档案馆建设实际工作中提高队伍素质，对处级干部数字档案馆建设的理论水平进行考核，不断提升业务骨干对数字档案馆建设的理解层次和统筹规划能力，并采取项目负责人责任制，严格实施绩效目标管理等。

    数字档案馆建设要用科技突破难题，用创新丰富内涵。省档案馆围绕实际工作需要，以本单位人员为主要研究力量，积极开展档案科研。2011年以来，省档案馆获得国家档案局立项的科研课题有10余个，获得国家档案局优秀档案科技成果二、三等奖8个，被云南省哲学社会科学研究立项并获三等奖的课题1个，获云南省党群系统决策咨询研究课题立项1个，获省委办公厅调研课题立项2个。其中，“云南少数民族档案抢救与方法研究”课题构建了口述历史采集的基本技术与方法；“纸质档案数字化验收标准体系研究”及后续深化研究成果，有效解决了档案数字化质量管理难题；“民国档案文件级目录制作方法研究”课题有效解决了民国档案目录制作人员少、进度慢、规范程度低等难题，仅用4年就制作完成22万卷600余万条民国档案文件级目录，全面实现馆藏30万卷民国档案精准到件管理，较之前测算的时间缩短20余年。云南省数字档案馆建设中最重要的创新是在2009年开展数字档案馆建设可行性研究中，在全国率先明确“档案数字化既要满足网络查阅的需要，还要满足档案保护工作需要”的双目标，确立了“高标准”“便利用”的技术标准和方法，以及“重要部门全宗优先，按全宗整体推进，全面数字化”的原则。11年的实践经验，从根本上保证了数字档案馆建设的科学性，保障了数字档案资源的服务效能。

    云南省数字档案馆虽已通过国家档案局测试，但未来的任务依然繁重。下一步，省档案馆将进一步加大档案专题数据库建设，抓实电子档案管理，丰富互联网服务，拓展人工智能技术应用，优化数字档案资源使用体验，推动云南档案事业向更高层次创新发展。

    原载于《中国档案报》2020年8月3日 总第3559期 第一版