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重庆 规范档案服务外包工作

发布时间:2019-09-10 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

  近日,重庆市档案局印发《关于进一步规范档案服务外包工作的通知》(以下简称《通知》),对档案服务外包工作进行规范。

    近年来,随着政府购买服务的推进,档案服务外包规模迅速扩大,市场供需两旺。但个别单位在购买档案社会化服务过程中,存在一定程度的不公开、不公平现象。为此,重庆市档案局专门发出《通知》,旨在进一步规范全市档案服务外包工作,厘清有关方面权责,净化档案服务外包市场环境,提升档案整理、数字化等服务外包质量水平。

    《通知》指出,市档案局不指定、不推荐服务外包机构,任何服务外包机构自称为市档案局指定、定点或推荐的档案服务外包机构均不属实。各单位采取服务外包时自行筛选与确定服务外包机构,应当根据国家法律法规的规定、自身战略和业务需要、档案的特点及其管理要求,综合考察和核实服务外包机构的服务能力、经验和信誉。项目资金达到招投标金额限额标准的,要严格按照政府采购、招投标规定组织招投标工作,招投标文件、评标文件、合同、验收文件等应当归档保存。

    《通知》规定,档案数字化服务外包要严格审查外包机构资格资质。承接档案数字化业务的服务外包机构,其法人必须是中华人民共和国境内注册的企业法人或事业单位法人,股东及工作人员必须是中华人民共和国境内公民,其业务范围必须包括档案数字化加工或数据处理类项目。在重庆市辖区内承接涉密档案数字化加工的服务外包机构,应当取得国家保密行政管理部门颁发的甲级或乙级国家秘密载体印制资质。承接非涉密、可公开的档案数字化加工服务的外包机构,可不要求国家秘密载体印制资质。

    《通知》要求,各单位要严格监督检查档案服务外包成果质量。采取服务外包时,应当严格遵循《档案服务外包工作规范》。档案整理要严格执行国家和本市各门类档案整理的技术标准、业务规范;档案数字化要严格按照《档案数字化外包安全管理规范》《重庆市纸质档案数字化实施细则》《重庆市档案数字化副本移交与接收办法》要求,严格执行目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接等流程技术标准,按照规定格式进行储存。档案管理系统应当符合《电子档案管理系统基本功能规定》要求,系统结构应具备开放性,可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。在采购档案管理系统时,应当要求档案管理系统开发机构或供应商提供档案数据批量上传、接收、维护等功能权限,避免以后档案数字化工作中可能出现的不正当竞争或市场垄断行为。

    《通知》强调,各单位在档案服务外包时,不能当“甩手掌柜”,要确保档案实体和信息安全;在档案整理、数字化过程中,要加强质量监督检查、抽查,项目结束时应当按照相关技术标准、规范及合同约定的技术指标进行质量验收,验收不合格的必须要求返工、整改,直至合格。

    原载于《中国档案报》2019年9月9日 总第3423期 第一版

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