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局馆长论坛:加强信息化建设 推进新时代咸宁档案事业发展

发布时间:2018-10-08 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

    近年来,湖北省咸宁市各级档案部门和档案工作者以档案信息化建设为抓手,忠实履行光荣使命,奋力谱写新时代咸宁档案事业高质量发展新篇章。

以数字档案馆建设为抓手,推进档案信息化建设 

    创建全省数字档案馆建设试点是推进档案馆科学管理向信息化、标准化、规范化、制度化发展的重要举措;是更好地整合、开发档案信息资源,实现档案信息资源共享的重要保证。

    科学制定数字档案馆建设方案,启动全市数字档案馆(室)建设试点工作。2017年,咸宁市档案馆和通山县档案馆列入全省首批数字档案馆建设试点。依托“智慧咸宁”建设,将数字档案馆建设与“智慧咸宁”公共服务平台融合,制定了咸宁数字档案馆建设方案,为数字档案馆服务社会公众、服务党政机关、服务基层档案部门作出规划。6个县(市、区)14家单位开展数字档案室建设试点,在市国土局召开数字档案室建设试点培训会,积极推动各级档案馆(室)以实际行动实现“数字转型”,形成“数字导向”,推动建成更多的数字档案馆(室)。

    加强基础建设,实现数字档案馆全方位升级。2018年,市档案局馆投入65万余元加强数字档案馆基础建设;新增数据存储服务器和离线备份设备,形成光盘、离线数据等综合备份体系;通过多方筹措,建立数字档案电子查阅室;加强现有信息化设施设备的安全化管理,进一步提高应对信息安全风险的能力;通过政务外网,实现与54家市直单位档案室和通山、崇阳、通城等地档案馆互联互通;利用身份证识别系统进行辅助登记、权限分配,更好地为群众提供查档服务,提高查档效率。

    加强数字档案资源建设,全面推进馆藏档案数字化。市档案馆馆藏档案数字化共计完成17991卷,扫描137.5万幅,利用率较高的民生档案以及新征集的地方特色档案全部实现数字化。狠抓档案实体和信息安全监管,落实“定标准、定流程、定职责、定任务、定岗位、定人员”的措施;在实践中创立的馆藏档案数字化加工全过程质量管控体系取得明显效果,保证了馆藏档案数字化的质量;市直单位通过机关档案目标管理创建,要求室藏纸质档案数字化率达到100%。

    加强保障体系建设,建立健全数字档案馆安全保障体系。市档案馆按照信息安全等级保护的要求,建立完善包括防范自然灾害、突发事件等内容的应急预案和应急处置程序;采用相应安全保障技术方法,配备必要的设施,局域网、政务网数字档案馆系统均采取了用户身份认证和权限管理等措施;连续招录了2名专业技术人员,解决了数字档案馆技术人员不足的问题。

以制度和创新为动力,推进电子文件全过程管理 

    强化档案科技创新。市档案局馆与华中科技大学、武汉大学、湖北大学等高校进行合作,先后有4项科技项目获国家档案局批准立项;依托国家档案局《支持语义检索的数字档案馆系统的研究与应用》课题研究,推动档案大数据在领导决策、社会管理和公共服务领域的广泛应用。

    制定电子文件归档与电子档案管理规范。2017年4月,《咸宁市纸质档案数字化操作细则》通过专家评审,作为咸宁市“智慧档案工程”标准体系建设的重要组成部分,为建设智慧档案馆,实现全市档案信息资源的整合和共享利用提供技术标准,具有一定的实践性与创新性。2018年,市档案局制定了《咸宁市档案局档案网络与信息安全应急预案》《咸宁市档案馆电子档案查阅利用办法》《档案信息安全管理制度》等,加强电子文件、电子档案的移交、接收的全过程管理,确保数字档案信息的准确性、完整性、可用性和安全性。

    全面开展电子文件归档管理和规范化移交工作。市档案馆将电子文件移交进馆工作与档案年检工作同布置同检查。在市国土局、市公积金管理中心开展原生电子文件在线归档试点工作的基础上,进一步扩展试点范围,加强在线归档指导,明确电子文件在线归档的主要技术指标、元数据收集等要点。目前,市国土局、市烟草局、市石油公司、市财政局已实现原生电子文件在线归档。通过政务外网系统,进一步整合市政务系统办公平台、虚拟数字档案室系统和电子档案移交接收管理系统,实现市县两级机关单位的电子文件管理和原生电子文件在线归档。

    稳步推进电子档案数据容灾备份。按照《湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法》《咸宁市档案馆(室)电子档案数据容灾管理暂行办法》的要求,咸宁市档案馆将每年新增馆藏电子档案目录和全文数据向省档案馆报送,进行异地备份,并指导县级档案馆向市档案馆报送电子档案异地备份光盘。2018年,市档案馆启动电子档案备份中心建设,对馆藏档案数字化成果及其他移交进馆的电子档案进行管理,确保档案数据安全、完整。

    开展全市档案信息安全检查。今年以来,市档案局先后对各县(市、区)综合档案馆开展了3次档案信息安全检查,对发现的档案信息安全责任制落实不到位、馆藏档案数字化率不高、安全管理不到位等问题,要求其从完善档案信息安全责任体系、建立健全档案信息安全常态化机制、加快馆藏档案数字化进度等方面进行整改。

    打破“信息孤岛”,服务电子政务“一网通办”。市档案局通过开展大数据共享交换平台、电子证照系统、综合数字档案馆系统、电子档案移交接收管理系统、虚拟数字档案室系统等建设,实现电子政务文件与档案的全流程管理,为推进政务服务“一网通办、一次办好”提供信息支撑。

    咸宁市各级档案部门将落实咸宁市委“加快数字档案馆(室)建设,打造电子档案共享平台,造福社会,造福人民”的要求,以档案信息化建设为主线,以数字档案馆建设为重点,着力推进“互联网+档案”,最大限度满足人民群众日益增长的档案利用需求,不断开创全市档案信息化建设的新局面。

作者:湖北省咸宁市档案局馆长 陈冬民

    原载于《中国档案报》2018年10月4日 总第3280期 第三版

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