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“辽宁工人先锋号”大连市档案局馆档案查阅处工作纪实

发布时间:2018-08-02 来源:中国档案报 字体:【大】【中】 【小】

2018年6月1日,星期五,大连市档案局馆查阅大厅和平时一样十分忙碌。8时30分,为办理特殊工种提前退休手续,家住普兰店区的老王前来查找在大连皮子窝化工厂工作10年间的工龄记录。半小时后,工作人员免费为他提供了全部档案复制件。9时30分,温州市民吴先生打来电话,希望获取20世纪80年代在大连管理干部学院工业财务会计专业学习的档案。工作人员经过身份认证,通过“大连数字档案馆”检索平台,迅速找到了他需要的学历证明并通过快递发往温州。10时许,市民王女士为帮助年逾八旬的母亲解决“五七”家属工待遇问题,需要查找破产企业大连高压阀门厂20世纪五六十年代的工资档案。工作人员耐心询问情况,并与企业留守人员取得联系,调阅了企业留存的相关年度档案20余卷。拿着记载清晰的原始凭证,王女士激动不已。临近中午,一名中年男子要求查阅亲属关系证明,工作人员细心引导他到保存此类档案的中山区退休人员档案管理中心查档。12时05分,午餐时间,工作人员接到紧急电话,大连市公安局因办案需要,急需查找一份重要的市政府办公会议记录和会议纪要。工作人员顾不上吃饭,立刻赶回查阅大厅协助查档。13时30分,两位利用者带着查到的档案满意而去。下午14时到16时20分,市区7所中小学校陆续打来电话,需要为80余名教师查找大学毕业分配和工作调转证明。工作人员告知各学校需发来查档明细电子邮件,做好集中调档安排,并预约好各学校的取档时间。16时28分,市委某部门因工作需要,紧急查找若干年度办公会议记录。工作人员在认真履行查档登记审批手续后,立即与相关部门协同配合,提供检索、阅卷和档案复制服务。17时30分,下班铃声响起,工作人员仍在忙碌……直至22时10分,一天的工作才结束。

这是大连市档案局馆档案查阅处一个普通工作日的不完全工作记录。当天,他们共接待利用者42人次,查阅档案资料共计225卷(件)。

作为大连市档案局馆面向社会、服务公众的窗口,档案查阅处承担着为社会提供档案资料和政府公开信息查阅利用的职责,每天都接待大量利用者,查阅人次和利用数量更是连年递增。2013年以来,档案查阅处共接待各界利用者2.7万人次,提供档案资料和政府公开信息6.1万卷(件、册)。这个只有5个人、平均年龄52岁的窗口部门,面对常年满负荷高节奏的工作,他们任劳任怨,甘于奉献,以精湛的业务、务实的作风、优质的服务赢得了服务对象的普遍赞誉,成为领导放心、群众满意的服务窗口。今年5月,档案查阅处被辽宁省总工会授予2018年“辽宁省工人先锋号”称号,这在大连市档案系统尚属首次。


 

务实高效、甘于奉献的服务团队 

大连市档案局馆领导班子高度重视窗口建设,把打造一支团结高效、勤政为民的服务团队作为树立档案局馆良好社会形象,体现党委、政府为民办实事的一项重要举措,2010年档案查阅处成立之初便选调有着多年基层工作经验、业务能力强、耐心细致的工作人员充实窗口一线。为优化窗口人员结构,实现以老带新,今年5月,局馆领导班子将一名工作不久的“90后”调整充实到该处,为服务窗口增添了新生力量。

多年来,档案查阅处不断转变服务作风,推动服务提质增效。他们制定完善了档案利用和管理工作制度,建立了窗口利用服务规范;工作人员统一着装,党员挂牌服务;坚持实行首问责任制、限时办结制、文明办公制、一次性告知制和责任追究制;开展经常性业务学习,分享交流查阅利用工作经验;更新完善馆藏档案全宗和常用破产企业档案名册,要求熟悉掌握馆藏;服务质量实行社会监督,利用效果由利用者现场评判;规范档案利用手续,让利用者最多跑一次;提供免费查档、延时服务、双休日预约调卷服务,保证随叫随到,及时到岗。去年2月,大连市民政局根据民政部指示,急需查阅汇总2000年以前的相关数据,档案查阅处提供独立查阅区域,并采取专人负责调卷、中午轮流值班等措施,一周内共接待利用者64人次,调阅档案218卷,帮助市民政局按期完成了材料上报任务。

档案查阅处现有的6名工作人员中有5名是党员。他们积极发挥模范带头作用,总是冲在困难最前面。在一次配合中央环保督查组在大连进行检查的工作中,3名党员主动请缨作为专门联络员,高质量地完成了中央环保督查组的查档取证工作,受到市领导和相关单位的表扬。因业绩突出,档案查阅处近年来先后荣获了大连市“巾帼建功立业岗”“市直机关先进基层党组织”“大连市争先创优先进党支部”等称号,并收到市民赠送的锦旗4面、感谢信和感谢留言180余封(条),窗口服务满意率连续7年达到100%。


 

创新求实、服务至上的工作理念 

多年来的工作让档案查阅处的同志们认识到,查阅窗口不仅要实现档案的可查,还要最大限度地让档案实现“好用”。为此,他们坚持创新服务,效能优先,围绕大连自贸区建设、新一轮政府机构改革等中心工作,深入挖掘馆藏档案,编制参考资料,为党政机关提供资政参考。去年12月,为落实辽宁省委常委、大连市委书记谭作钧同志关于“高标准推进辽宁自贸试验区大连片区建设,不断开拓对外开放新空间”和“积极探索自由港建设”等指示要求,档案查阅处提供了21份与自由港建设有关的档案资料,并呈报市委领导。谭作钧批示:“档案馆归集的这份资料,非常有参考价值,其中的一些建议至今仍可借鉴,请安排负责起草自由港申报报告的同志认真研读。”今年,他们汇编整理好馆藏中与大连市机构改革有关的档案资料,报送相关部门,为正在开展的党政机关改革工作提供借鉴。此外,为配合好全国各级纪检、监察、司法机关查办违法违纪案件,全市各级党政机关干部档案审核、党员组织关系集中排查,机关公务用车改革,全市中小学教师档案核查、学历认证等工作,他们努力优化服务流程,开通档案查阅“绿色服务通道”,提供自助查阅、节假日提前预约、函电代查、快递邮寄等方便快捷的档案查阅服务。市委党史研究室、市人才服务中心、大连棒棰岛宾馆等单位为编史修志、举办展览,曾先后数次到市档案馆查阅档案。对此,档案查阅处工作人员积极对相关数据库实施授权,帮助这些单位很快查到所需档案,顺利完成了工作任务。
 


 

以人为本、服务为民的职业情怀 

档案事关民生,档案利用与社会稳定密不可分。近年来,到市档案馆查阅利用档案的人中,70%以上为普通市民,其中绝大多数是由于企业破产改制、工作频繁调动等,导致个人档案缺少或丢失、工龄记录不全。也有一部分企业因产权制度改革,档案归属流向不明,导致职工无法查找相关档案,工龄记录断档。针对因企业破产改制而丢失档案,进而导致无法办理退休、补办社保的下岗失业人员,他们主动与市经信委、国资委等企业主管部门沟通联系,调查掌握了全市570余家破产及产权变动企业档案的归属流向和企业留守人员信息,为500余名企业职工查补档案、接续工龄提供了有效的信息指引和帮助。

为方便市民查找利用馆藏档案,他们采取一系列措施,简化民生档案利用流程,避免开具不必要的查档证明;收集整合全市各级档案馆馆藏民生档案目录600万条,实现了民生档案目录跨馆检索和个人信息的“一站式”查询;开展“民生档案信息服务进社区到窗口”活动,编印《大连市各级档案馆常用民生档案查阅指南》,并下发到全市各级档案馆,大连市人力资源和社会保障局各办事窗口,市、区人才服务中心和劳动代理机构,全市107个街道乡镇及全市565个社区;通过电话远程查档、微信公众号设立查档服务平台、参加政府“在线访谈”、网上答复市民提问等多种形式为群众开辟了快速便捷的档案利用通道。在推进数字档案馆建设中,他们还建立了涵盖劳动调配、大中专毕业生分配、干部任免及调动、复退军人或军转干部安置、下放户回城审批、专业技术职称评审等11个类别,数据量达165万条的民生档案专题目录数据库,实现448万份馆藏档案全文全部在线可查。

为方便市民及时查询政府公开信息,他们建立了最低工资标准、最低生活保障、劳模及离退休待遇、动拆迁安置及补偿等35个民生热点专题,确保政府公报全文及时上网公布。在他们的积极建议和争取下,全市3个政府公开信息查阅场所统一采用了政府公开信息查阅专用印章,使文件效力问题得以妥善解决。

就是这样一个窗口、这样一群人,为档案部门与查档者架起了“连心桥”,他们把查档者摆在了首要位置,而他们也因为这份兢兢业业的工作精神,不仅获得了“工人先锋号”的荣誉,也赢得了群众的点赞和认可。

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