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创建一个理想的企业档案馆——记美联社档案工作

发布时间:2018-11-21 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

美联社档案馆的建立及获得“最高层”支持 

   美国联合通讯社(以下简称“美联社”)是1846年在美国纽约创建的,秉持的宗旨是为报纸读者提供“经济时效、准确公正的新闻报道”。然而直到2003年,美联社才建立起公司的档案部门,形成了一种收集、保存、利用美联社历史档案的固定机制。

    美联社成立150多年后才设立专业档案部门是很多历史原因综合造成的,最主要的原因是,美联社素有记者主导的传统,关注的重点是新闻报道的质量,而不太重视历史的收集。在美联社1894年的年度报告中就有所提醒:“管理的重心都放在创造美联社的历史上,却没有时间记录历史。”这也暴露出一个突出问题,美联社在忙着记录世界的同时却不及时记录自身历史。

    转机发生在2003年,托马斯·克雷被任命为美联社执行局第十二届主席和首席执行官,他是个有着商业学习背景的记者,对美联社在美国乃至国际新闻界的影响有着很深的见地。他深知,档案作为一种力量,一个机构的所有历史可以驱动公司战略和业务的发展。他到任之初后被告知,美联社并没有档案管理员,他立刻命人招聘。

    盖瑞普鲁特·麦克拉奇是报纸的前主编,他是一名律师,在新闻自由方面拥有的强大背景,从2012年开始主管美联社工作。为了向董事会的成员陈述美联社档案工作的重要性,他要求档案管理员在每次董事会议召开前制作一部小型纪录片,每集着重回顾介绍美联社对某一事件的报道。他这一举动引起了美联社内部对档案工作的关注,美联社一些创收项目开始主动寻求档案部门的帮助,通过档案独特的内容发挥价值。

    在企业中进行档案管理,获得机构最高领导层的支持是非常重要且必需的,而在获得支持的同时,档案工作的服务标准要更高。在美联社,档案工作首先要保管关键部门产生的具有档案价值的文件,并使相关内容信息易于被编辑、记者获取,以此服务于新闻采集工作;第二,通过记录董事会、首席执行官及法务部门的各种决策来服务治理;第三,为国内部门、协调联络部提供支持,档案工作者要为公司项目提供研究性材料。

把档案人视为“孤独的整理者” 

    在早期从事档案工作时,我的感受是“孤独的”。我一个人被分配了多项任务,比如了解组织机构背景和使命、发展历程,我找到那些藏在其他部门、地下室、柜子里的档案,对这些档案实体和内容进行掌控。

    我认为,对于档案管理员来说,没有比提前并全面了解档案内容更好的选择,面对最初大量的整理工作,不要急于聘请外部处理人员,自己做最初的整理工作。假如公司首席执行官到访或首席财务官想要检查你桌上的账目材料,你可以亲自做一些说明和解释。即使已经制作了档案盒的清单,仍然要自己上手整理,这样足够了解馆藏,并成为与同事交流项目时的谈资。通过整理档案,还能发现馆藏的优势和不足,这些信息对于决策者作出关于档案保护、展览、参考服务、数字化、增值服务等方面具有重要作用。

    在加入美联社之后,2003年至2005年,我对美联社1938年以来在洛克菲勒大厦总部的办公地点所保存的档案进行查找和盘点。我最初认为,像美联社这样具有悠久历史的公司肯定会有很多档案,2003年11月的一天,我在储藏室里发现了一扇保险库大门,这是一间密封、充满绿色柜子的屋子,屋内架子上塞满了大量档案,满地都是档案盒子,我打开一个抽屉,拿出一个文件夹,我辨认出里面的信件是美联社总办公室的档案、编辑部和行政部门总经理和编辑之间的通信,还有大量案卷是1912年至1942年董事会的会议纪要。我把全部这些档案装入400多个盒子,还有一抽屉的目录清单,后来,美联社总部搬到纽约西区33号街,在新办公地,我为它们找到了合适的保存场所。

宣传馆藏并将员工聚集起来分享过去 

    在对公司馆藏档案有一定了解的基础上,就可以轻松地创建检索工具、清单和编目,并开发介绍馆藏的项目,让员工共同参与分享历史,迎接外部研究者和潜在客户了解美联社。

    档案展览在学术机构很受欢迎,新闻记者们是否也喜欢这种形式?答案是肯定的,实际上,展览让每个人都很受益。策展也是一个研究过程,能够拓展知识,进一步挖掘档案内容。迄今为止,我们最受欢迎的展览之一是“永久铭记:林肯和美联社在葛底斯堡”,林肯在葛底斯堡国家公墓揭幕时的演说援引了美联社起草的讲话稿,展览中对比展出了林肯现场演说的终稿与美联社的草稿,引起广泛关注。(编者注:葛底斯堡演说是美国前总统林肯最著名的演说,也是美国历史上被人引用最多的演说)

    我们开展的口述历史项目也获得了员工的支持。我们邀请具有特殊经历的记者、摄影师坐在摄像机前讲述他们的生活和工作经历。很多记者都是天生的“讲故事的人”,因此他们也乐于参与这个项目。

    有时候,我们会出差进行采访。例如,2009年我们到中东地区采访美联社负责报道阿富汗和伊拉克战争的记者,从而了解他们从事的这一特殊任务;我们到东京采访退休的员工,他们曾在世界大战期间受雇于美国新闻机构,了解他们在战时和战后的经历。我们的口述历史图书馆目前保存着200个采访,包括视频和录音,这些资料经过加工可以为制作纪录片、开设网站特色板块、准备讣告、撰写市场材料等提供帮助。

    我们所做的所有这些努力都是为了普及利用档案。我们深知,让馆藏获得利用最有效的方式是数字化,但目前我们的档案数字化项目资金受限,未能大规模开展。

数字化、原生电子文件、数字保护项目 

    任何数字化项目都需要持续投入资金。在美国,学术档案机构和历史协会一般都符合申请联邦数字化资金项目的要求,因为他们所保存的档案可以使公众广泛受益。美联社却不适于申请这类资金。

    与我们正在进行数字化方面合作的厂商明白我们的约束,并提供了一个对双方都有效的商业模式。有一家公司为我们馆藏的数字化工作出资并提供设备,与此同时,这家厂商将数字化副本保存在其数据库内,并将这些数据卖给学术图书馆市场。美联社获得其中一部分报酬,截至目前,许多不同规模的学术图书馆都购买了“美联社馆藏档案在线”的内容,产生了可观的收入。

    我们选择进行数字化工作的档案时间跨度为1848年到2009年,超过200万页。当决定了哪部分档案需要进行数字化,我们会研究确定档案著录级别和利用价值。我们的总体目标是,将美联社的报道内容背景进行关联,我们将一些部门的新闻报道和记者的个人文件与美联社内部的出版物,如《美联社世界》杂志进行内容互补。对于新闻记者来说,能从不同部门检索信息,对于他们撰写不同题材的故事是非常重要且有价值的。

    “美联社馆藏档案在线”的核心内容是过去几十年报纸上的报道内容,“文本档案”项目包括美联社1985年至今报道故事的电子档案内容,这个项目从1996年2月开始启动,“文本档案”帮助记者随时随地快速获取国际、国内、各州的报道及相关编辑信息。到2015年为止,“文本档案”项目共包括约3亿个独立故事。

    近期,“文本档案”项目从原来的系统平台迁移至云端,一支由记者、档案工作者、技术和新产品专家组成的工作组致力于这个无价宝库的保管和利用。“文本档案”无论在任何地方都没有复制版,因此一旦它的内容受到损毁,就难以弥补。

    在未来一段时间内,美联社档案工作的重点是开展一个数字保存项目,这对于电子系统内所有具有历史价值的数字内容保存大有裨益。这项工作需要美联社多个部门开展战略合作,如果档案部门可以与文件生成者保持强大且高效的联系,这个项目一定会大获成功。另外,以纸质文件为基础的档案馆藏对于丰富新闻报道和开展合作项目,同样具有启迪和商业价值。很多企业都愿意出资去做美联社馆藏档案的数字化工作,并希望获得利用这些内容的授权。

    通过创建美联社档案部门和管理工作实践,我认为,建设和管理最佳商业档案馆的关键在于:确保“最高层”的行政支持,致力为公司使命服务;动手做档案基础工作;提供档案利用的同时获取更多支持;用心从事档案数字化工作,积极迎接数字时代挑战等。

     杨太阳 编译

    (作者:瓦莱丽·科莫尔 系美联社首席档案管理员)

    原载于《中国档案报》2018年11月15日 总第3297期 第三版

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