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论坛 努力当好国家档案局机关档案工作的“排头兵”

发布时间:2018-11-20 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

    中央档案馆、国家档案局合并以来,办公室档案处积极做好馆局机关档案管理工作,同时尽力发挥机关档案工作“试验田”的作用。机关档案工作是机关整体工作中不可缺少的基础性工作,是提高机关工作效率和工作质量的必要条件,更是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。国家档案局既对全国的档案工作实行规划、管理和指导,同时也要管理自身产生的机关档案。改革开放40年来,国家档案局在自身档案管理方面始终坚持高标准严要求,努力当好机关档案工作的“排头兵”。

    认真落实机关档案工作法规制度。1983年,国家档案局制定了《机关档案工作条例》,明确了机关档案工作的性质、地位、基本任务等,为机关档案业务建设提供了依据,机关档案工作也由此步入了规范化的轨道。2000年,按照《归档文件整理规则》的要求,办公室档案处参与文书立卷改革试点工作;近年来,认真落实《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,并积极参与中办机关档案工作归口管理改革;2011年,办公室档案处被评为中央和国家机关文书档案保管期限表编制工作优秀单位。40年来,办公室档案处始终坚持围绕中心、服务大局,认真履行职责,积极开拓进取,对机关业务部门文件材料的形成、收集、归档工作进行指导、审核,对所属事业单位的档案工作进行监督和指导,认真完成本职工作,全力当好档案工作的“排头兵”。

    不断强化机关档案工作规范管理。办公室档案处建立岗位责任制,增强档案人员责任意识,进一步明确了档案管理工作规章制度,相继编制了《馆局机关档案管理办法》《馆局机关归档文件整理规定》《馆局机关文书档案保管期限表》,以及档案数字化过程中的加工安全保密、人员管理、数据管理、设备管理、工作流程与技术标准规范等各项制度,涵盖了文件收集、档案整理、保管、查阅、移交等各个方面,有效保证了机关档案工作有章可循、有序开展。

    积极开展机关档案开发利用工作。机关档案工作是一项业务性工作,更是一项服务性工作,具有很强的政策性、专业性和技术性。这些年来,办公室档案处积极开发档案信息资源,编辑内部资料《领导同志论档案》,整理出版《档案工作文件汇集》,为全国机关档案工作服务,为馆局清理文件、办理年审、换届选举、法规编制、举办展览、审计署审计等提供档案查阅服务;坚持每月编辑《档案工作信息汇编》,为机关领导决策提供依据。

    切实加快机关档案信息化的进程。2011年,中央档案馆国家档案局档案数字化工作启动实施。机关档案数字化工作是一项完整而有序的体系工程,工作量大,工作要求高,办公室档案处克服人员紧张的困难,快速推进完成了此项工作。从档案登记出库到档案还原入库,需要经过目录录入、页码编号、档案修补、扫描、数据挂接、存储备份、后期处理等一系列过程,各道工序环环相扣,不能有任何错误。如目录录入工作,若出现一个档号错误,将会导致原文挂接失败或者原文挂接到了不该挂的地方,后期需要进行大量的修改清理工作,将严重地影响扫描挂接数据。为了确保数字化工作保质保量完成,办公室档案处的工作人员牺牲了许多休息时间,至2015年,馆局成立以来形成的110多万页文书档案全部完成数字化。从2016年开始,办公室档案处每年都会及时将增量档案进行数字化,为档案查阅利用提供了极大的便利;2017年,向中央档案馆移交了馆局1954年至2015年的永久纸质档案与数据。

    扎实做好机关档案安全保密工作。一方面,按照“安全第一、预防为主”的工作要求,办公室档案处积极制定和完善机关档案安全保管、档案信息保密、档案查阅利用等相关规章制度,扎紧制度的笼子,为机关档案的安全保密工作打下坚实基础。另一方面,建立健全机关档案管理工作的信息安全保障体系,定期对档案工作进行保密检查,形成保密检查制度。加强对档案信息系统的管理,以保证档案数据和档案管理系统的安全;对保存档案信息的基础设施进行重点保护,进而最大化地防止档案数据的丢失;对数字化的数据按照要求进行备份并严格管理,确保档案信息安全。

    岁月流逝,时代变迁,不变的是档案人的初心。新时代新形势新任务,国家档案局办公室档案处将不忘初心、继续前进,进一步做好机关档案工作,不断提高机关档案工作的现代化水平,努力为全国档案事业发展作出应有贡献。

    原载于《中国档案报》2018年11月19日 总第3299期 第三版

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