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苏格兰商业档案管理模式探索之路

发布时间:2018-03-21 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

   格拉斯哥大学的一位经济史学教授悉尼·切克兰德在工作实践中创立了苏格兰商业档案馆。20世纪50年代后期,为了确保苏格兰工商业的珍贵档案遗产得到妥善管理,切克兰德教授与当地一些工商业重点企业及个人共同探索实践。20世纪70年代中期,格拉斯哥大学档案馆开始接手这项工作,迄今为止,与苏格兰商业档案馆一同致力于苏格兰从事商业档案管理工作并推动这项事业的发展。

传统模式的风险和局限 

    我们对商业档案进行管理的传统模式有两种。一种是长期寄存,即客户保有对文件材料的所有权,档案服务机构提供编目、保管、利用等服务,每年征收管理费用的多少通常由档案文件的排架长度而决定。另一种方式是转移所有权或赠予,即文件材料的所有权从企业客户转移到格拉斯哥大学,通常在这种情况下,需要获得资金支持,用于档案移交和初期工作。

    这两种传统管理方式的根本性优势在于协议中涉及资金的条款。客户无论选择哪种寄存方式,档案服务机构都会得获得收入。这点非常重要,因为大学的档案服务资金仅限用作大学自身档案的管理工作。因此,对于苏格兰商业档案馆来说,企业每年根据长期寄存协议支付管理费用,对于确保按期支付员工工资、留住专业人才、保证档案得到专业管理非常重要。

    不论是一次性收费还是持续性收费,都能让客户认识到,他们的档案能够作为企业资产在商业档案馆得到专业保管。企业档案不会堆放在布满灰尘的陈旧环境中,从前只有少数研究人员才对档案感兴趣,得到专业保管后,这些档案对于企业、经营团体、家庭和学术研究者等来说都是重要遗产。在极少数情况下,有的企业并不会为档案管理花钱,甚至有些客户希望档案得到免费保管,但这种情况很少,通常企业都能通过购买服务而顺利达成协议。

    长期档案寄存协议的中止、大量档案的突然转移都会使档案服务机构陷入风险之中。在苏格兰商业档案馆,过去5年间发生过两例此类情况,导致档案馆的年收入大幅降低。虽然少量档案的转移并不会对我们的年收入产生重大影响,但如果数量较大的档案发生转移,将进一步降低档案馆聘请员工的能力。

    对于苏格兰商业档案馆这样相对较小的团队来说,面对长期寄存档案的客户,尤其是那些大型跨国公司客户时,处理年费发票的工作量十分巨大,也很难找到特定的人员胜任这项工作。另外,我们必须定期监控企业状况,及时获得档案所有者的最新信息。一旦企业发生兼并拆分,了解到情况后,我们要提早澄清档案所有权,这时就需要重新拟定合同、制定新的管理协议。

    尽管管理年费发票会带来大量事务性工作,但在这个过程中却能让档案服务机构与企业客户之间保持定期联系,我们也得到为客户服务的机会,如改进服务方式或做开发客户档案的研究。如果企业将档案完全赠予我们,那么则有可能切断档案与企业商业活动之间的联系,这意味着企业将不能通过档案遗产的研究开发更好地指导商业活动,也将限制档案服务机构提升档案管理和服务水平的可能性。

    尽管传统的管理模式为苏格兰商业档案馆增加了收入,但实践表明,传统档案管理模式面临着很多挑战,管理无法满足专业标准。

    首先是管理费用支付的问题。对于长期寄存的企业档案,按照档案数量的增长幅度增加年度管理费是一个相对简单的过程,但如果客户将档案赠予档案服务机构,则很难在日后提出支付额外费用等要求。此外,对于档案寄存数量较少的情况,却要耗费同等的时间和精力来商讨资金支持方案。根据以上情况,我们得出总结,即使得到额外的资金支持,仍没有足够时间用于档案管理。久而久之,原本应充分处置的商业档案就变成了一个个只有目录和很多仅加工了一半的档案了。

    另一个难题在于开发满足实际需求的检索工具。无论是为内部客户提供内部服务,还是为其他研究学者提供公共服务,开发检索工具是每个机构都要面对的问题。虽然这对于我们来说不是件简单的事,我们仍抽出专门时间去梳理并升级检索工具。

    综上所述,我们发现,传统管理模式能够将很多珍贵的商业档案整合到一起,并供企业客户和研究团队使用。然而,在这种模式下,对档案进行适当的鉴定、整理、保存、编目等工作变得越来越难。所以,我们开始寻找一个崭新的、基于项目的管理方式,以便更好地管理档案并维持客户关系。

新模式的利与弊 

    我们正在逐渐转向基于项目管理的新模式,仍然采取签订长期寄存和赠予的正式管理协议的方式。档案服务机构并没有与所有的企业客户重新商定服务协议,而是再次查看已签协议或从项目的角度重新缔约。近几年,档案服务机构与3家企业通过这种方式达成了项目管理协议,有两个企业选择将档案捐赠给格拉斯哥大学,一个企业选择了寄存。新管理模式吸收了大学档案馆开展档案著录资助项目的经验。

    新模式从档案评估开始,一直到档案移交、鉴定、整理、著录、保管,并建立起适当的专业标准。在此期间,企业会接受调研,针对哪种档案利用和获取方式对其经营能产生最大益处。比如,档案服务机构可能会考虑数字化项目以支持企业的推广活动,或为特定主题的档案开发索引以推进检索功能。根据调研结果,档案服务机构会围绕企业的商业活动开展工作,根据企业兴趣定制增值服务。这些活动都是收费的,同时提供项目交付计划进度表。

    新模式建立在传统模式的基础之上,巩固了传统模式的优势,坚持了企业客户为其档案管理提供资金支持的基础,也突显了档案的重要性。新模式的进步之处在于明确了档案服务机构与企业客户之间的协议。定制项目的范围和协议确保双方能够清楚地了解交付项目内容,使档案管理工作在透明化的同时保证了客户支持。

    新模式确实在档案寄存前期花费了更多的时间,包括计算每个项目所需的时间和资源,以及客户谈判内容。但是,这个阶段的付出保障了今后的成本能够被精准地预算和覆盖,也能为客户提供最佳的项目方案。

    此外,加强与客户的充分沟通,对于保持客户对档案工作的兴趣,使客户与档案服务机构一同从事商业活动提供了多种可能。我们此前开展的增值服务包括利用企业档案为产品营销和改进访客设施提供咨询建议,通过编制员工档案索引为其提供家庭史研究。这些增值服务也可以不在项目的核心任务中执行,供客户在将来想要开展时再选择。

    通过分配时间用于开发和达成定期项目,新模式可以使服务机构为企业客户提供更加专业的服务,按照专业标准判定并描述企业档案的价值。这样一来,客户就能更加容易地理解为档案工作提供资金的意义所在。这个专业化的方案同时也能提醒档案服务机构的员工,大家所做的哪些事情是重要的,证明他们为客户档案管理提供了一个专业服务标准。同时,员工了解到每个项目的进度表和工作内容之后,为获得团队支持并保障项目顺利完成提供了帮助。

    采取新管理模式所带来的结果之一是提高了企业客户前期资金支持的力度。当客户选择赠予档案时,档案服务机构不得不要求客户至少预付专业工作人员6个月的工资。长期寄存方式可以减少前期资金投入,但要收取一笔用于支付专业人员工资的初始费用,确保新增档案不会对现有著录工作造成积压。争取获得数量可观的资金支持而达成书面协议,看似是新模式所带来的的劣势之一,而实际上对于档案服务机构来说却是利好的。充足的资金可以保障档案服务机构顺利聘请项目人员,以完成各项任务,在特定时间内集中开展一个档案项目的方式也能提高工作效率。

    然而,新模式对于档案服务机构的潜在风险也不容忽视。每个关于档案寄存的谈判都存在着由于资金要求过高而导致谈判破裂的风险。对档案服务机构来说,描述各项成本、充分说明其合理性,对于谈判成功至关重要。提出赠予或寄存、基础服务、增值服务等多项选择,能够减少客户终止档案服务的风险,同时也给予客户根据自身需求和预算自主选择项目的更多机会。

    另一个潜在风险在于,在雇佣短期合同工的过程中有两个问题,一是如何招聘并留住短期合同工,二是如何应对培养人才成本流失过大问题。

    目前,英国的档案部门的不同职位吸引了大量优秀的求职者,其中不乏短期合同工。尽管如此,我们未来可能会在招聘兼具技术和经验的员工方面遇到不少困难,需要注意的是,在项目交付之前员工解除短期合同的风险也很高。到目前为止,遇到员工离职到其他机构从事永久性职位的情况时,档案服务机构只能选择推迟项目的进度。因此,我们尽量通过聘用永久性员工的方式来减少损失。诚然,永久性员工也可能辞职,留下未完成的工作,带走所掌握的知识。然而,在任何机构,做到一点人才和知识也不流失是不可能的。

    作为档案服务机构,必须充分认识这些风险,并找出能够将风险对项目影响最小化的计划和措施。总体来说,我们的档案服务机构在项目开始前就已通过评估确定,定期项目所带来的优势和创造的价值要超过因弊端所带来的损失。

    从长远来看,我们格拉斯哥大学档案馆将与苏格兰商业档案馆一起推广新的管理模式。新模式对于以下几种情况非常适用:一是档案服务机构正在与新客户达成移交档案协议;二是现有客户打算修改协议;三是客户打算移交额外档案,或重新选择服务级别和内容。同时也存在不适用新模式的情况,特别是对于数量较少、能够被服务机构的核心团队直接管理的档案。下一步,我们将探索适当的人员雇佣方式,保障新模式为企业客户提供高效的服务,确保商业档案的专业管理。

    (作者克莱尔·帕特森系英国格拉斯哥大学图书管理员、高级档案管理员)

    崔珍珍 编译

    原载于《中国档案报》2018年3月19日 总第3195期 第三版

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