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面向用户需求 优化档案利用服务

发布时间:2018-01-02 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

    档案利用作为档案工作的根本目的,是档案工作各业务环节的出发点,体现着档案工作的服务性质。对中央国家机关档案部门而言,能否围绕本机关工作大局,为机关各司局和有关单位的各项业务工作服务,是评价其档案工作好坏的重要标准。因此,要准确把握中央国家机关档案工作的几方面内容。

    要认清中央国家机关档案工作服务大局的基本导向。一些中央国家机关的档案服务工作取得了很多成绩,比如,国务院港澳办为香港、澳门回归15周年庆典等活动提供档案服务;国家海洋局充分利用档案资料为建立三沙市提供决策依据;农业部、民政部、水利部等部委利用档案服务新农村建设、服务民生、服务经济建设等典型案例在获得社会广泛肯定的同时,社会各界对提高中央国家机关档案工作的服务能力也提出了更高要求。

    要把握中央国家机关档案利用工作的特点。一方面,中央国家机关档案用户类型单一,利用量较大。首先,中央国家机关内部的档案室或档案馆作为一个内设机构,主要进行对内服务;其次,国务院部委或国务院直属机构业务范围往往具有独立性,不会存在较大的业务交叉,因此档案用户一般与本业务系统存在直接相关性。以笔者所在的农业部为例,从2011年至2017年的档案利用情况来看,超过98%的利用者均为部内工作人员,其余利用人员也主要来自农业部直属单位、农业院校、农业科研单位等,外部利用者较少。另外,相比各级公共综合档案馆,各部委面对的利用群体不广,但利用量却不少。从农业部2011年至2017年上半年纸质档案利用统计情况看,7年来,档案利用人数呈上升趋势,总量较大。另一方面,中央国家机关档案利用需求明确,受中央政策影响明显。首先,进行文书档案查阅的用户一般具有一定的专业背景,档案部门工作人员只需告知归档规则,往往就能帮助用户精确查找到所需的档案。其次,党中央、国务院有关政策对中央国家机关档案利用需求有明显影响。各级综合档案馆在提供档案服务上,其社会意义体现为服务民生、服务文化建设、服务社会大众创业创新等方面,各类专门档案机构则在某一领域发挥着助力科学研究、行业发展等作用,而对于中央国家机关而言,资政襄政是档案工作服务中心工作最主要也是最核心的体现。大部分档案利用者往往来自中央国家机关内部,借阅档案的目的多用于文稿撰写、全国性政策的制定、国际合作等方面。

    要持续优化中央国家机关的档案利用服务。一方面,要优化利用环节,高效服务内部用户。中央国家机关保管的档案来源于各个业务司局,对于利用频次较高的非涉密档案,将审批权限一部分转移到归档环节,在归档目录上增加“是否对内开放使用”或相关条目,减少审批环节,可以有效提高利用效率。同时应大力推进档案数字化和文档一体化建设。按照档案“存量数字化、增量电子化”的思路,大力推进室藏档案全文数字化、文档一体化建设,既是落实国家档案局信息化建设有关要求的需要,也是实现档案高效利用、服务用户的有效手段。另一方面,要把握政策需求,加强档案资源体系建设。中央国家机关档案服务进行供给侧结构性改革,应在围绕中心、提升服务上做文章,以政策为导向,加强档案资源体系建设,提供更多、更好的档案公共产品,推进档案工作转型升级。以农业部为例,在国家层面,档案工作可以主动服务于“乡村振兴战略”等大政方针,加强“三农”档案资源建设,把精准扶贫、林权制度改革、农村土地承包经营权确权登记颁证、美丽乡村建设等工作作为服务重点,抓好文件材料收集管理和档案规范化建设。在内部层面,紧贴农业政策导向,主动做好种植、畜牧、渔业、农垦等有关档案的整理和编研,完善档案信息资源体系建设。第三方面,要加强档案工作存凭资政的作用,强化档案信息输出能力。中央国家机关档案信息输出能力的培育,可以从档案能力建设、档案工作知识普及、档案整体宣传3个方面着力。在档案能力建设上,着眼于档案部门自身业务水平提升,强化档案业务素质和技能更新,不断适应档案工作信息化、现代化的新要求。在档案工作知识普及上,着眼于机关内部档案利用者对档案工作的总体认知,做好内部利用者的档案利用能力建设和档案意识培养。在档案整体宣传上,着眼于发挥档案服务中心工作的主动性,凸显档案资源的特殊性和关键性,赢得单位各级领导对档案工作的重视和支持。

    面向用户需求是优化档案利用服务的推动力。对于中央国家机关的档案利用工作而言,只有不断掌握并分析档案利用的不同特点,才能动态地了解利用者的需求,增强档案服务的针对性和有效性。

作者:周振国

    原载于《中国档案报》2017年12月28日 总第3161期 第三版

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