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未来五年,我们面临的最大挑战是什么?

发布时间:2017-12-19 来源:档案局 字体:【大】【中】 【小】

   在国际档案理事会企业处2017年瑞典年会期间,斯德哥尔摩商业史研究中心研究主任安德斯·霍尔茨主持了一场研讨会,围绕“五年内,我们面临的主要挑战是什么?”这个问题进行研讨。安德斯·霍尔茨对来自30多个国家的百余名专业与会代表进行了问卷调查,让他们写下自认为“未来五年企业档案工作面临的五大挑战”。

    “数字黑洞”是企业档案工作的主要挑战吗?根据问卷调查结果,安德斯·霍尔茨归纳总结了与会代表提及最多的5大挑战,在各种建议和想法中,反映了未来5年企业档案工作的发展趋势。

挑战之一——冲击和改变,应对数字化 

    “所有一切都将被数字化,非数字档案是不存在的。但是,与数字化关联的档案保存将成为难题。”社会上普遍存在这样一个设想,在不远的未来,一切(档案)都以数字形式存在,并且人们可以点击鼠标随时利用这些档案信息。

    很显然,档案数字化带来一系列机遇。与此同时,这也是档案领域面临的最紧迫挑战,这个挑战是多方面的。我们如何创建“原生数字材料”的归档流程?我们如何鉴定和选择所要保存的档案,还是不加思索地保存全部?

    一些技术问题尚未解决,方法仍未达到标准统一,无论是在个别机构内部,还是在某个国家层面或是国际范围内都是如此。我们是否能够保证数字文件的长期保存?数字化工作同时对模拟文件的保存状态提出了难题。原始文档数字化后是否可以销毁原件,从而降低档案存储的费用?

    原始档案文件的权威性以及所具备的信息价值,通常与数字化副本的成本效益和易检索性摆在一起权衡。比较的结果是,从档案用户的角度看,数字化意味着根本性变化。我们的后代将习惯于以数字方式查阅信息,而不是实地到访档案馆,现场检索通常为手写的原始档案。人们希望在互联网上找到所需的一切信息。在信息透明和数字化政策与个人诚信、档案所有权以及企业商密等综合因素协调统一的基础上,这个“愿望”才有可能实现。

挑战之二——别出局,告别听命行事 

    我们需要让公司管理层意识到,企业历史不只是组织周年纪念活动那样简单。还要努力说服管理人员,档案历史遗产对于公司的未来很重要。

    无论是在公司组织内部还是社会上,公司档案馆必须不断证明自己的存在感和应有地位。历史档案作为公司的一项重要资产,档案人员需要去搜寻具有历史价值的证据和坚实有力的利用案例。一些评论家担心,人们目前陷入了一阵回忆过去的怀旧浪潮,当这个趋势渐渐消失时,人们将不再关注过去,而是去聚焦未来。为了避免发生类似状况,档案馆必须有所作为,从而证明那些记录着历史决策的档案不仅对当前乃至未来的重要性之大。同时,强调企业具备历史担当是其履行社会责任的重要组成部分。此外,随着企业组织机构的调整和全球化扩张的不断加快,档案馆需要记录并保存企业在本国以及世界各地开展的生产经营活动。

    公司组织变革的步伐正在加快,有影响力且重要岗位的人事变动频繁,档案馆必须时刻准备好反复向公司不同部门游说、宣传历史档案的作用和重要性。一时身在其中,并不意味着永远不会出局。即使是在那些历史悠久的公司,档案工作也不可能一劳永逸,必须增强危机感。对于一些成立时间不长的新公司,主要挑战是首先要鼓励存档,特别是在那些大量产生原生数字档案的部门,这是一项艰巨的任务。

挑战之三——突围求援,寻找资金 

    经济压力对于档案馆来说,永远是影响其藏品(内容和数量)的重要因素。近年来,许多公司的专业部门经历了大量减员和资金缩减。除非企业档案部门想设法证实“记录历史”的投资价值,否则也将面临同样困境。

    由于对投入产出比的要求越来越高,企业领导倾向于减少原有的档案管理职位数量。数字化工作也可能转为外包,或将档案管理责任转交其他机构完成。但需正视的事实是,其他机构人员可能并没有接受过专业档案工作培训或对档案的真实性、可信性、长期保存性等缺乏基础认识和理解。

    另一个经济上的挑战与空间有关。随着存档数量的不断增长,企业的存储成本逐渐增加。在公司内部建设档案库房的方案被异地保存替代,不同程度地弱化了档案馆工作人员与档案管理之间的日常联系。

挑战之四——求知若渴,保持专业 

    当任何人都可以“存档”时,档案工作者的去职业化趋势日益凸显。

    在“后现实”的世界里,档案人员将被视为对握有实权的野心家的一股威胁力量。那么,我们的挑战在于,继续保存真相并传播事实,不向强权低头,敢于讲真话。

    与资金密切相关的是,对专业档案工作者或档案管理人员的培训、招聘、留任问题。未来的档案工者需要具备综合技能。不仅要处理好历史档案,还需应对实体档案和数字档案管理中的具体实践问题。在数字化环境中,企业高管可能试图将档案管理交给信息系统技术支持或信息技术部门负责。一些人认为,在所有信息都是数字化的前提下,忽视档案工作者的专家地位会成为一种大趋势。但另一些人则认为,身处新环境,档案工作者大显身手的时候到了,可以借机扩展档案工作的职责范围,彰显其作为所有内容保管者的独特价值。然而,一个更为普遍的问题困扰着大家。当档案专业管理人员进行身份转型,开始围绕品牌管理和市场营销讲故事时,档案工作者作为真实素材和内容提供者的诚信地位将遭到质疑。

    保持专业能力的关键因素是培训和教育。有人建议,需要为档案工作者提供大学同等学历水平的认证教育,开设高级职业培训课程,还要在企业管理职业教育中增设档案内容,从而提高企业人员对“档案是公司资产重要组成部分之一”的认识。

挑战之五——保持独立,维护信誉 

    档案工作者冒着成为“讲故事的人”风险。

    我们可能目睹档案馆作为一个独立机构消失的那一天,到那时,它将被合并到“内容”相关领域之中。

    有人预测,未来的档案馆将不再是一个独立的领域。因为社交媒体和其他媒体已成为“快速事实”的提供者;有人担心,档案馆作为真实档案的管理者将会丧失权威,变得无关紧要。我们面临的风险在于,以何种方式跟紧“讲故事”和“快速事实”的趋势,从而保持档案馆作为独立部门的完整性。

    无论是商业档案馆还是其他档案机构,必须及时紧跟变化和发展,关注历史事实和真实内容。只有这样,档案部门才能积极应对数字化,以及人们不断增长的信息需求等带来的问题,努力将挑战转化为机遇。

作者:杨太阳 编译

    原载于《中国档案报》2017年12月14日 总第3155期 第三版

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